Hoe kan ik mijn bestaande klanten importeren?

Wil je snel en eenvoudig meerdere klanten toevoegen aan je account? Je kan probleemloos een klantenlijst importeren via een Excel-bestand (XLSX of XLS).

Voorbereiding

Heb je klantgegevens verspreid over verschillende facturen of documenten? Dan is het belangrijk om deze eerst samen te brengen in één centrale lijst.

Tip: Download het voorbeeldbestand in de import dialoog om te zien welke kolommen je kunt gebruiken en hoe je bestand eruit moet zien.

Voorbeeld Excel-bestand

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe je Excel-bestand eruit kan zien:

title	company_type	last_name	first_name	vat_id	vat_country_code	address	address_zip	address_city	address_country	email	telephone
Bakkerij Janssen BV	BV	Janssen	Pieter	0123456789	BE	Kerkstraat 12	9000	Gent	BE	info@bakkerijjanssen.be	+32 9 123 45 67
Marie Dupont		Dupont	Marie			Rue de l’Église 5	1000	Bruxelles	BE	marie@email.be	+32 2 987 65 43
Tech Solutions NV	NV	De Vries	Jan	9876543210	BE	Industrielaan 100	2000	Antwerpen	BE	contact@techsolutions.be	+32 3 456 78 90

Let op: De eerste rij moet de kolomnamen bevatten (zoals title, last_name, etc.). De eigenlijke klantgegevens beginnen vanaf rij 2.

Hoe importeer je je klanten?

Ga in het menu naar Contacten → Klanten.
Klik rechtsboven op Importeren.

Er opent een dialoogvenster “Klanten importeren”:

Import instellingen

Veld	Beschrijving
Bestand	Sleep je Excel-bestand (XLSX of XLS) naar het uploadveld of klik om een bestand te selecteren.
Importeren als	Kies of je de contacten wilt importeren als Klant, Leverancier, of beide.
Contactpersonen	Kies of contactpersonen uit je bestand ook moeten worden geïmporteerd (“Ook importeren”) of niet (“Niet importeren”).
Bij duplicaten	Bepaal wat er moet gebeuren als een klant al bestaat: Overslaan (bestaande behouden), Overschrijven (bestaande updaten) of Nieuw aanmaken (duplicaat toevoegen). Zie hoe worden duplicaten gedetecteerd?
Klanten verwijderen	Kies of bestaande klanten eerst verwijderd moeten worden vóór de import. Opties: “Nee”, “Verwijder de eerder geïmporteerde items” of “Verwijder alles”.

Klik onderaan op Voorbeeldbestand downloaden om een Excel-template te downloaden met alle beschikbare kolommen.

Upload je Excel-bestand.
Controleer de instellingen.
Klik op Importeren om naar de kolomkoppeling te gaan.

Stap 2: Kolomkoppeling

Na het uploaden van je bestand verschijnt het scherm voor kolomkoppeling:

In dit scherm koppel je de kolommen uit je Excel-bestand aan de juiste data velden in NumNum:

Kolom	Beschrijving
Data kolom	Het veld in NumNum waar de gegevens naartoe moeten (bijv. Titel, Familienaam, BTW-nummer). Velden met een * zijn verplicht.
Bestands kolom	Selecteer hier welke kolom uit je Excel-bestand gekoppeld moet worden aan dit veld. Kies “Overslaan” als je een veld niet wilt importeren.
+ Kolom toevoegen	Bij sommige velden kun je meerdere kolommen combineren (bijv. voornaam + achternaam samenvoegen tot titel).

Tip: NumNum herkent automatisch kolomnamen die overeenkomen met het voorbeeldbestand. Als je het voorbeeldbestand als basis hebt gebruikt, zijn de meeste kolommen al correct gekoppeld.

Controleer of alle kolommen correct gekoppeld zijn.
Klik op Ga verder… om de import te voltooien.

Beschikbare data kolommen

Hieronder vind je een overzicht van alle data kolommen die je kunt koppelen bij het importeren. De kolom “Kolom in voorbeeldbestand” toont de kolomnaam zoals deze in ons downloadbare voorbeeldbestand staat - je bent niet verplicht deze te gebruiken, maar het maakt het koppelen eenvoudiger.

Basisgegevens

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
Titel	`title`	Ja	Naam van het bedrijf/klant
Familienaam	`last_name`	Ja	Familienaam van de klant
Voornaam	`first_name`	Nee	Voornaam van de klant
Vennootschapsvorm	`company_type`	Nee	Vennootschapsvorm van het bedrijf (zie beschikbare waarden)

BTW-gegevens

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
BTW-nummer	`vat_id`	Nee	BTW-nummer van het bedrijf (alleen het nummer)
BTW-landcode	`vat_country_code`	Nee	Landcode van het BTW-nummer (zie landcodes)

Let op: Voer het BTW-nummer in zonder landcode en zonder spaties of punten. Dus “0123456789” en niet “BE0123456789” of “0123.456.789”.

Adresgegevens

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
Adres	`address`	Nee	Adres van de klant
Postcode	`address_zip`	Nee	Postcode van de klant
Plaats	`address_city`	Nee	Stad van de klant
Land	`address_country`	Nee	Landcode van de klant (zie landcodes)

Contactgegevens

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
Email	`email`	Nee	E-mailadres van de klant
Telefoon	`telephone`	Nee	Telefoonnummer van de klant
GSM	`cellphone`	Nee	GSM-nummer van de klant
Faxnummer	`fax`	Nee	Faxnummer van de klant
Website	`website`	Nee	Website van de klant

Bankgegevens

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
IBAN-landcode	`iban_country_code`	Nee	Landcode van de IBAN (zie landcodes)
IBAN	`iban`	Nee	IBAN van de klant
BIC	`bic`	Nee	BIC/SWIFT code van de klant

Facturatie-instellingen

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving	Opties
Documenttaal	`doc_language`	Nee	Taal voor documenten	`nl`, `fr`, `en`, `de`
BTW-percentage	`vat_percentage`	Nee	Standaard BTW percentage	`0`, `6`, `12`, `21`
BTW verlegd	`vat_shifted`	Nee	BTW verlegd	`ja`, `nee` (of `yes`, `no`)
Betalingstermijn (dagen)	`payment_term`	Nee	Betalingstermijn in dagen	Elk geheel getal (bijv. `14`, `30`, `60`)
Automatische herinnering	`auto_reminder`	Nee	Automatische herinneringen versturen	`ja`, `nee` (of `yes`, `no`)

Contactpersonen

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
Contactpersoon voornaam	`contactperson_first_name`	Nee	Voornaam van de contactpersoon
Contactpersoon familienaam	`contactperson_last_name`	Nee	Familienaam van de contactpersoon

Peppol-gegevens

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
Peppol Scheme ID	`peppol_scheme_id`	Nee	Peppol Scheme ID (bijv. `0208` voor BE KBO)
Peppol Endpoint ID	`peppol_endpoint_id`	Nee	Peppol Endpoint ID (meestal het ondernemingsnummer)
Identificatie Scheme ID	`identification_scheme_id`	Nee	Identificatie Scheme ID
Identificatie ID	`identification_id`	Nee	Identificatie ID

Overige

Data kolom	Kolom in voorbeeldbestand	Verplicht	Beschrijving
Interne notities	`private_notes`	Nee	Privé notities (niet zichtbaar voor klant)
Extern ID	`external_id`	Nee	Externe referentie ID (voor koppelingen met andere systemen)
Sorteervolgorde	`sort_order`	Nee	Sorteervolgorde (nummer)

Vennootschapsvormen

Voor het veld “Vennootschapsvorm” (company_type) kun je de volgende waarden gebruiken:

Waarde	Volledige naam
BV	Besloten Vennootschap
NV	Naamloze Vennootschap
VOF	Vennootschap Onder Firma
CommV	Commanditaire Vennootschap
CV	Coöperatieve Vennootschap
VZW	Vereniging Zonder Winstoogmerk
Stichting	Stichting
Eenmanszaak	Eenmanszaak
BVBA	Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid
Maatschap	Maatschap

Landcodes

Voor velden met landcodes (vat_country_code, address_country, iban_country_code) gebruik je de ISO 3166-1 alpha-2 codes (2 hoofdletters):

Code	Land
BE	België
NL	Nederland
FR	Frankrijk
DE	Duitsland
LU	Luxemburg
GB	Verenigd Koninkrijk
ES	Spanje
IT	Italië
AT	Oostenrijk
CH	Zwitserland

Tip: Gebruik altijd 2 hoofdletters voor landcodes. Een volledige lijst vind je op ISO 3166-1 alpha-2.

Hoe worden duplicaten gedetecteerd?

NumNum controleert of een klant al bestaat op basis van de volgende velden (in volgorde van prioriteit):

BTW-nummer - Als het BTW-nummer overeenkomt met een bestaande klant, wordt deze als duplicaat beschouwd
Extern ID - Als je een external_id gebruikt en deze komt overeen, wordt dit als duplicaat gezien
Naam + Adres - Als er geen BTW-nummer is, wordt gekeken naar een combinatie van bedrijfsnaam/titel en adresgegevens

Tip: Voor de meest betrouwbare duplicaatdetectie, zorg ervoor dat je BTW-nummers consistent en correct invult.

Wat gebeurt er bij duplicaten?

Afhankelijk van je keuze bij “Bij duplicaten”:

Optie	Gedrag
Overslaan	De bestaande klant blijft ongewijzigd, de rij uit je Excel wordt genegeerd
Overschrijven	De bestaande klant wordt bijgewerkt met de gegevens uit je Excel
Nieuw aanmaken	Er wordt een nieuwe klant aangemaakt, ook al bestaat er al een met dezelfde gegevens

Na de import

Na een succesvolle import:

Bevestiging - Je ziet een bevestigingsscherm met het aantal geïmporteerde klanten
Overzicht - Je wordt automatisch teruggeleid naar het klantenoverzicht waar je nieuwe klanten ziet
Controleren - Het is aan te raden om steekproefsgewijs enkele geïmporteerde klanten te openen en te controleren of alle gegevens correct zijn overgekomen

Let op: Als er fouten waren tijdens de import (bijv. ontbrekende verplichte velden), worden deze rijen overgeslagen. Controleer na de import of het aantal geïmporteerde klanten overeenkomt met het aantal rijen in je Excel-bestand.

Tips voor een succesvolle import

Bestandsformaat: Gebruik XLSX of XLS bestanden (Excel)
Landcodes altijd als 2 hoofdletters (BE, NL, FR, DE)
BTW-nummers zonder landcode en zonder spaties of punten
Lege cellen zijn geen probleem voor optionele velden
Duplicaten: Gebruik “Bij duplicaten” → “Overschrijven” om bestaande klantgegevens te updaten

Hulp nodig? Contacteer ons supportteam – we helpen je graag verder!