Comment configurer une référence de commande/contrat?

Lorsque vous facturez à des grandes organisations, notamment les institutions gouvernementales, il est souvent indispensable d’inclure des références spécifiques telles qu’une référence de commande, une référence commerciale ou une référence de contrat. Ces références sont cruciales pour assurer que votre facture est correctement acheminée et traitée par le bon département au sein de l’organisation destinataire.

Importance des références lors de l’envoi d’une facture Peppol

La plateforme Peppol, lors de la soumission de votre facture, affichera un avertissement si ces champs de référence ne sont pas remplis. Pour plus d’informations sur comment envoyer une facture via Peppol, vous pouvez consulter le guide d’envoi d’une facture via Peppol.

Sans ces références, bien que votre document puisse être techniquement correct et circuler dans le réseau Peppol, il existe un risque qu’il n’arrive pas au bon service ou même au bon destinataire au sein de l’organisation. En absence des références appropriées, votre facture pourrait ne pas être traitée correctement, entraînant des retards et potentiellement un surplus de travail pour rectifier l’erreur.

Le risque de ne pas entrer de références

L’omission de ces références lors de l’envoi initial de votre facture peut nécessiter des ajustements postérieurs :

• Si vous devez ajouter des références après l’envoi de la facture, vous ne pouvez pas simplement modifier la facture initiale car un numéro de facture ne peut pas être utilisé deux fois dans le système Peppol.
• Vous devrez alors émettre un avoir pour la facture originale et créer une nouvelle facture avec un numéro différent, ce qui peut être chronophage et peu pratique.

Comment saisir les références nécessaires

Pour ajouter une référence de commande, une référence commerciale, ou une référence de contrat à votre facture dans le système NumNum Knowledge Base, suivez ces étapes :

1. Ouvrez votre facture et cliquez sur l’icône d’engrenage en bas pour ouvrir les options de la facture.
2. Faites défiler jusqu’au bas des options de facturation.
3. Ouvrez la section “Options avancées de Peppol”.
4. Entrez les références désirées dans les champs qui s’affichent.

En prenant le soin de remplir ces informations, vous augmentez la probabilité que votre facture atteigne le bon destinataire rapidement et soit traitée efficacement, évitant ainsi des complications administratives qui peuvent survenir avec les grandes organisations ou les entités gouvernementales.