Waar moet ik op letten bij het versturen van facturen en creditnota’s?

Factuur versturen naar een overheidsinstelling via Peppol

Wanneer je een factuur via Peppol verstuurt naar een overheidsinstelling, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten waar je best rekening mee houdt. In dit artikel leggen we uit waarom het toevoegen van een ordernummer (PO-nummer) vaak cruciaal is, en hoe je dit correct invult in NumNum.

Verplichte informatie bij overheidsfacturen

Overheidsinstanties maken gebruik van Mercurius, het Belgische platform dat Peppol-facturen voor de overheid ontvangt en sorteert. Om ervoor te zorgen dat jouw factuur daar correct verwerkt wordt en bij de juiste dienst terechtkomt, is het in veel gevallen verplicht om een ordernummer of PO-nummer mee te geven in de Peppol-factuur.

⚠️ Let op: als dit nummer ontbreekt, wordt je factuur wél afgeleverd, maar kan die niet correct gesorteerd worden binnen de administratie van de overheid. Dat kan leiden tot laattijdige of onvolledige verwerking en betaling.

Wat als je het ordernummer niet invult?

Als je een factuur verstuurt zonder het correcte ordernummer:

• wordt de factuur technisch gezien wél afgeleverd via Peppol;
• maar kan Mercurius de factuur niet automatisch toewijzen aan de juiste dienst;
• waardoor betaling mogelijks vertraging oploopt of fout loopt;
• en je de factuur niet opnieuw kan versturen met een aanpassing (facturen zijn wettelijk onveranderlijk).

In dat geval moet je:

1. de foutieve factuur crediteren;
2. een nieuwe factuur aanmaken (via dupliceren);
3. en deze versie opnieuw verzenden met het correcte PO-nummer.

Hoe voeg je een ordernummer toe in NumNum?

1. Open de factuur die je wil verzenden.
2. Klik onderaan op het tandwielicoon.
3. Scroll naar het blok Geavanceerde Peppol Opties.
4. Vul het correcte Peppol ordernummer (PO-nummer) in.
5. Sla de wijzigingen op en verstuur de factuur opnieuw via Peppol.

🖼️ Peppol factuur opties in NumNum

Dubbelcheck met je klant

We raden aan om altijd eerst bij je klant na te vragen of een ordernummer vereist is. In 9 van de 10 gevallen bij overheden is dat wel zo, maar het blijft de verantwoordelijkheid van de verzender om dit correct af te stemmen.