Leitfaden für Buchhalter: so arbeiten Sie mit Ihren Kunden zusammen

Sind Sie Buchhalter oder Steuerberater mit Kunden auf NumNum? Dann erhalten Sie eine eigene Kanzleiumgebung mit einem Überblick über alle Ihre Kundendossiers und praktischen Werkzeugen, um Dokumente abzurufen, zu prüfen und zu verarbeiten. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Möglichkeiten zusammen.

Kunden mit Ihrer Kanzlei verknüpfen

• Neue Kunden: Teilen Sie Ihren persönlichen Registrierungslink oder QR-Code (auf Ihrer Profilseite unter Kundenregistrierung). Kunden, die sich über diesen Link registrieren, werden automatisch mit Ihrer Kanzlei verknüpft. Mehr dazu unter Ihr persönlicher Empfehlungslink.
• Bestehende Kunden: Hat ein Kunde bereits ein NumNum-Konto? Kontaktieren Sie help@numnum.be: Wir verknüpfen das Dossier mit Ihrer Kanzlei.

Verknüpfte Dossiers erscheinen in Ihrer Kanzleiumgebung unter Unternehmen.

Im Dossier eines Kunden arbeiten

Aus Ihrer Dossierliste können Sie sich direkt im Dossier eines Kunden anmelden. Sie arbeiten dann in der Umgebung des Kunden und sehen genau das, was der Kunde sieht. Das ist praktisch, um etwas zu korrigieren, Einstellungen zu prüfen oder den Kunden zu unterstützen.

Möchte ein Kunde Ihnen lieber selbst Zugriff geben? Auch das geht: Der Kunde fügt Sie über Einstellungen → Benutzer in seinem Dossier als Benutzer hinzu.

Dokumente Ihrer Kunden empfangen

Es gibt drei Wege, die Dokumente Ihrer Kunden in Ihre Buchhaltungssoftware zu bekommen:

1. Eine Verbindung: Arbeitet Ihre Kanzlei mit Clearfacts, Billtobox, Octopus, Wings oder einer anderen unterstützten Plattform? Dann werden versendete Dokumente automatisch übertragen. Siehe die Übersicht unter Verbindungen. Bei Clearfacts fließt zudem der Zahlungsstatus automatisch zurück.
2. Eine digitale Mailbox: Hat Ihre Software eine Import-Mailbox (z. B. Adsolut)? Der Kunde hinterlegt Ihre Mailbox-Adresse und Dokumente werden automatisch täglich zugemailt, als PDF + UBL/XML.
3. Manueller Export: Der Kunde (oder Sie selbst, im Dossier angemeldet) exportiert Dokumente pro Zeitraum als UBL/XML, PDF und Anhänge.

💡 Dokumente, die an die Buchhaltung übertragen wurden, werden im Dossier gesperrt, sodass der Kunde sie nicht mehr ändern kann. In den Dokumentlisten sehen Sie pro Dokument den Exportstatus (In Buchhaltung) und filtern nach dem, was noch nicht übertragen wurde.

Bulk-Export über mehrere Dossiers

Aus Ihrer Kanzleiumgebung exportieren Sie in einem Durchgang Dokumente aus mehreren Dossiers gleichzeitig:

1. Öffnen Sie Bulk Export
2. Wählen Sie die Unternehmen und die Dokumenttypen (Verkaufsrechnungen, Gutschriften, Ausgaben, Self-Billing, Einkaufsbelege …)
3. Wählen Sie den Zeitraum oder die Abkürzung alle noch nicht exportierten Dokumente
4. Wählen Sie das Ziel: ein ZIP-Download, oder direkt nach Clearfacts, Wings oder BillToBox
5. Wählen Sie die Dateien: XML (UBL), PDF und/oder Anhänge

Praktisch: Mit der Option Nicht als exportiert markieren machen Sie einen Test-Export, ohne den Exportstatus der Dokumente zu ändern. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Export bereitsteht.

Änderungen beim Kunden anfragen

Stimmt etwas an einem Dokument nicht? Über Dokumentanpassungen senden Sie dem Kunden aus Ihrer Kanzleiumgebung eine Änderungsanfrage, sodass die Frage sauber beim richtigen Dokument landet.

Sachkonten

Sie können auf Kanzleiebene Sachkonten verwalten und für alle Ihre Dossiers (oder pro Dossier) verfügbar machen. So kommen Exporte mit den richtigen Konten in Ihrer Buchhaltungssoftware an.

Kanzleimitarbeiter und Rechte

In Ihren Kanzleieinstellungen verwalten Sie Ihre Mitarbeiter:

• Laden Sie Mitarbeiter per E-Mail ein; sie bestätigen die Einladung und erhalten danach Zugriff
• Vergeben Sie Rollen: Kanzleiverwalter oder Kanzleimitarbeiter, optional verfeinert mit Berechtigungsprofilen (z. B. ein Profil „Buchhalter" oder „Support")
• Beschränken Sie einen Mitarbeiter bei Bedarf auf bestimmte Dossiers; ohne Auswahl hat er Zugriff auf alle Dossiers der Kanzlei

Häufige Fragen

Kann ich die Plattform zuerst testen? Ja. Legen Sie in Ihrer Kanzleiumgebung ein Demo-Dossier an, um frei zu experimentieren, oder fragen Sie eine Demo an über help@numnum.be.

Mein Kunde nutzt eine Buchhaltungssoftware, die nicht dabei ist. Nahezu jede Software kann UBL/XML importieren. Nutzen Sie dann den Mailbox-Weg oder den manuellen Export.

Habe ich als Buchhalter einen Vorteil, wenn ich Kunden anbringe? Kunden, die sich über Ihren Registrierungslink anmelden, werden automatisch mit Ihrer Kanzlei verknüpft, sodass Sie ihre Dossiers sofort betreuen können. Fragen zu Tarifen und Partnerformeln? Kontaktieren Sie help@numnum.be.