Wie synchronisiert sich der Zahlungsstatus zwischen Clearfacts und NumNum?

Ist Ihr Konto mit Clearfacts verbunden, tauschen beide Systeme automatisch Informationen über geplante Aufgaben aus. Das geschieht nicht in Echtzeit, sondern zu festen Zeitpunkten pro Tag.

Was wird wann synchronisiert?

• Dokumente übertragen: Versendete Dokumente werden automatisch an das Clearfacts-Dossier Ihres Buchhalters übertragen. Sie müssen sie also nicht manuell exportieren.
• Zahlungsstatus abrufen: Jede Nacht prüft das System in Clearfacts, welche Ihrer übertragenen Rechnungen dort als bezahlt registriert sind, und übernimmt diese Information.

Was passiert, wenn eine Rechnung bezahlt wurde?

Steht eine Rechnung in Clearfacts auf bezahlt, dann:

1. wird in NumNum automatisch eine Zahlung auf dieser Rechnung registriert (sichtbar bei den Zahlungen der Rechnung, als Typ Bankkonto);
2. ändert sich der Rechnungsstatus zu Bezahlt (oder Teilweise bezahlt, wenn noch ein Saldo offen ist).

ℹ️ Das Datum der automatisch registrierten Zahlung ist der Zeitpunkt der Synchronisation, nicht das genaue Datum, an dem die Zahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist.

Wurde die Rechnung inzwischen (vollständig) gutgeschrieben, wird keine zusätzliche Zahlung angelegt; die Gutschrift erklärt dann den Zahlungsstatus.

Die Synchronisation ist eine Einbahnstraße

Der Zahlungsstatus fließt nur von Clearfacts nach NumNum. Markieren Sie eine Rechnung in NumNum manuell als bezahlt, wird das nicht an Clearfacts weitergegeben. Die Buchhaltung in Clearfacts (gespeist durch die Bankverbindung Ihres Buchhalters) ist also die Quelle für Zahlungsinformationen.

Häufige Fragen

Mein Kunde hat bezahlt, aber die Rechnung steht noch nicht auf Bezahlt? Die Synchronisation läuft nachts. Rechnen Sie mit maximal einem Tag Verzögerung, nachdem die Zahlung in Clearfacts verarbeitet wurde. Voraussetzung ist auch, dass die Rechnung zuerst an Clearfacts übertragen wurde.

Kann ich die Synchronisation beschleunigen? Nein, die Zeitpunkte sind fest. Sie können eine Zahlung natürlich jederzeit selbst manuell auf der Rechnung registrieren.

Funktioniert das auch für Gutschriften? Gutschriften werden ebenfalls an Clearfacts übertragen, aber die automatische Zahlungsregistrierung erfolgt nur bei Rechnungen.