Dokumente per E-Mail an Ihren Buchhalter übertragen (z. B. eine Adsolut-Mailbox)

Nutzt Ihr Buchhalter eine Buchhaltungssoftware ohne direkte Verbindung mit NumNum? Kein Problem: Viele Programme (wie Adsolut von Wolters Kluwer) arbeiten mit einer digitalen Mailbox, einer E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Dokumente senden und die die Buchhaltungssoftware automatisch einliest. NumNum kann Ihre Dokumente direkt dorthin mailen, als PDF und als UBL/XML.

💡 Hat Ihr Buchhalter eine unterstützte Plattform (Clearfacts, Billtobox, Octopus, …)? Nutzen Sie dann vorzugsweise diese Verbindung; sie überträgt automatisch und liefert in manchen Fällen auch Informationen zurück (etwa Zahlungsstatus).

Die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mails
2. Tragen Sie unter E-Mail-Adresse Buchhalter die Mailbox-Adresse ein, die Sie von Ihrem Buchhalter erhalten haben

Sie können getrennte Adressen für Verkaufs- und Einkaufsdokumente einstellen:

⚠️ Wichtig bei einer digitalen Mailbox (wie Adsolut): Aktivieren Sie auch Dokumente standardmäßig in separaten E-Mails exportieren. Eine automatische Mailbox kann keinen Zip-Downloadlink öffnen; mit dieser Option erhält die Mailbox jede Rechnung als separate E-Mail mit Anhängen, sodass alles korrekt eingelesen wird. Für bekannte Mailbox-Adressen (u. a. Octopus, Clearfacts, Yuki) geschieht das automatisch, für andere Adressen aktivieren Sie es am besten selbst.

Manuell an Ihren Buchhalter exportieren

1. Gehen Sie zum Modul Rechnungen, Gutschriften oder Ausgaben
2. Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie An Buchhalter exportieren
3. Wählen Sie die Dokumente (oder einen Zeitraum) aus
4. Wählen Sie, was mitgesendet wird: XML (UBL) (das Standardformat für den Import in Buchhaltungssoftware), PDF und/oder die originalen Anhänge
5. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse und senden Sie

Jedes exportierte Dokument erhält einen Eintrag in seiner Exporthistorie (Label Export an Buchhalter), sodass Sie jederzeit nachsehen können, was bereits übertragen wurde. In den Listen können Sie außerdem nach Dokumenten filtern, die noch nicht in der Buchhaltung sind.

Automatische tägliche Übertragung

Möchten Sie nicht mehr daran denken müssen? Aktivieren Sie dann auf derselben Seite Dokumente automatisch täglich an den Buchhalter übertragen:

• Jede Nacht sendet NumNum Ihre versendeten Rechnungen und Gutschriften, Ihre Ausgaben und Ihre Einkaufsbelege automatisch an die eingestellte Adresse, immer als PDF und UBL/XML.
• Nur neue Dokumente ab der Aktivierung werden übertragen; Ihre Historie senden Sie also (einmalig) über den manuellen Export.
• Entwürfe werden nie übertragen: Eine Rechnung geht erst an Ihren Buchhalter, nachdem Sie sie selbst versendet haben (per E-Mail, Peppol oder Post).
• Dokumente, die bereits an Ihren Buchhalter gingen, werden nicht doppelt gesendet.

ℹ️ Haben Sie eine aktive Buchhaltungsverbindung (z. B. Clearfacts oder Wings), ist diese Option nicht verfügbar: Diese Verbindung überträgt Ihre Dokumente bereits automatisch, und so vermeiden wir, dass Dokumente doppelt bei Ihrem Buchhalter ankommen.

Gut zu wissen

• Dokumente, die an Ihren Buchhalter übertragen wurden, werden gesperrt: Sie können sie nicht mehr bearbeiten, damit Ihre Buchhaltung gültig bleibt. Muss doch etwas korrigiert werden? Erstellen Sie dann eine Gutschrift.
• Bekommen Sie von Ihrem Buchhalter eine neue Mailbox-Adresse? Passen Sie sie einfach unter Einstellungen → E-Mails an; ab dem nächsten Export wird die neue Adresse verwendet.

Häufige Fragen

Mein Buchhalter sagt, dass nichts in der Mailbox ankommt. Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt eingestellt ist und ob Dokumente standardmäßig in separaten E-Mails exportieren aktiviert ist. Ohne diese Option erhält eine automatische Mailbox nur einen Downloadlink, den sie nicht öffnen kann.

Welches Format braucht mein Buchhalter? Nahezu jede belgische Buchhaltungssoftware importiert UBL/XML. Senden Sie das PDF mit, wenn Ihr Buchhalter das Dokument auch visuell aufbewahren möchte. Im Zweifel: kurz nachfragen, denn beides mitzusenden ist immer möglich.

Funktioniert das auch für Angebote oder Proformas? Nein, nur Rechnungen, Gutschriften, Ausgaben und Einkaufsbelege werden an Ihren Buchhalter übertragen.