Guide pour comptables : collaborer avec vos clients

Vous êtes comptable ou expert-comptable avec des clients sur NumNum ? Vous disposez alors de votre propre environnement de bureau avec un aperçu de tous vos dossiers clients, et des outils pratiques pour récupérer, vérifier et traiter les documents. Ce guide présente les principales possibilités.

Lier des clients à votre bureau

• Nouveaux clients : partagez votre lien d’enregistrement ou code QR personnel (sur votre page de profil sous Enregistrement client). Les clients qui s’inscrivent via ce lien sont automatiquement liés à votre bureau. Plus d’infos dans votre lien de parrainage personnel.
• Clients existants : votre client a déjà un compte NumNum ? Contactez help@numnum.be : nous lions le dossier à votre bureau.

Les dossiers liés apparaissent dans votre environnement de bureau sous Entreprises.

Travailler dans le dossier d’un client

Depuis votre liste de dossiers, vous pouvez directement vous connecter dans le dossier d’un client. Vous travaillez alors dans l’environnement du client et voyez exactement ce que voit le client : pratique pour corriger quelque chose, vérifier des paramètres ou assister le client.

Votre client préfère vous donner accès lui-même ? C’est possible aussi : le client vous ajoute comme utilisateur via Paramètres → Utilisateurs dans son dossier.

Recevoir les documents de vos clients

Il y a trois façons de faire arriver les documents de vos clients dans votre logiciel comptable :

1. Une connexion : votre bureau travaille avec Clearfacts, Billtobox, Octopus, Wings ou une autre plateforme prise en charge ? Les documents envoyés sont alors transmis automatiquement. Consultez l’aperçu des Connexions. Avec Clearfacts, le statut de paiement revient en plus automatiquement.
2. Une boîte aux lettres numérique : votre logiciel dispose d’une boîte d’import (par ex. Adsolut) ? Le client configure votre adresse de boîte et les documents sont transmis automatiquement chaque jour en PDF + UBL/XML.
3. Export manuel : le client (ou vous-même, connecté dans le dossier) exporte les documents par période en UBL/XML, PDF et pièces jointes.

💡 Les documents transmis à la comptabilité sont verrouillés dans le dossier, pour que le client ne puisse plus les modifier. Dans les listes de documents, vous voyez le statut d’export de chaque document (En comptabilité) et vous filtrez sur ce qui n’a pas encore été transmis.

Export en masse sur plusieurs dossiers

Depuis votre environnement de bureau, vous exportez en une seule opération les documents de plusieurs dossiers à la fois :

1. Ouvrez Bulk Export
2. Sélectionnez les entreprises et les types de documents (factures de vente, notes de crédit, dépenses, autofacturation, bordereaux d’achat…)
3. Choisissez la période, ou le raccourci tous les documents pas encore exportés
4. Choisissez la destination : un téléchargement ZIP, ou directement vers Clearfacts, Wings ou BillToBox
5. Choisissez les fichiers : XML (UBL), PDF et/ou pièces jointes

Pratique : avec l’option Ne pas marquer comme exporté, vous faites un export d’essai sans modifier le statut d’export des documents. Vous recevez un e-mail dès que l’export est prêt.

Demander des modifications à votre client

Quelque chose ne va pas dans un document ? Via Modifications de documents, vous envoyez au client une demande de modification depuis votre environnement de bureau, pour que la question arrive proprement au bon document.

Comptes du grand livre

Vous pouvez gérer des comptes du grand livre au niveau du bureau et les rendre disponibles pour tous vos dossiers (ou par dossier). Les exports arrivent ainsi dans votre logiciel comptable avec les bons comptes.

Collaborateurs du bureau et droits

Dans les paramètres de votre bureau, vous gérez vos collaborateurs :

• Invitez des collaborateurs par e-mail ; ils confirment l’invitation et obtiennent ensuite l’accès
• Attribuez des rôles : Administrateur comptable ou Collaborateur comptable, éventuellement affinés avec des profils de permissions (par ex. un profil « Comptable » ou « Support »)
• Limitez si besoin un collaborateur à des dossiers spécifiques ; sans sélection, il a accès à tous les dossiers du bureau

Questions fréquentes

Puis-je d’abord tester la plateforme ? Oui : créez un dossier de démonstration dans votre environnement de bureau pour expérimenter librement, ou demandez une démo via help@numnum.be.

Mon client utilise un logiciel comptable qui n’est pas dans la liste. Presque tous les logiciels peuvent importer l’UBL/XML. Utilisez alors le flux boîte aux lettres ou l’export manuel.

Ai-je un avantage en tant que comptable si j’amène des clients ? Les clients qui s’inscrivent via votre lien d’enregistrement sont automatiquement liés à votre bureau, pour que vous puissiez suivre leurs dossiers immédiatement. Des questions sur les tarifs et formules partenaires ? Contactez help@numnum.be.