Wie kann ich meine bestehenden Kunden importieren?

Moechten Sie schnell und einfach mehrere Kunden zu Ihrem Konto hinzufuegen? Sie koennen problemlos eine Kundenliste ueber eine Excel-Datei (XLSX oder XLS) importieren.

Vorbereitung

Haben Sie Kundendaten ueber verschiedene Rechnungen oder Dokumente verteilt? Dann ist es wichtig, diese zuerst in einer zentralen Liste zusammenzufuehren.

Tipp: Laden Sie die Beispieldatei im Import-Dialog herunter, um zu sehen, welche Spalten Sie verwenden koennen und wie Ihre Datei aussehen sollte.

Beispiel Excel-Datei

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel, wie Ihre Excel-Datei aussehen kann:

title	company_type	last_name	first_name	vat_id	vat_country_code	address	address_zip	address_city	address_country	email	telephone
Bakkerij Janssen BV	BV	Janssen	Pieter	0123456789	BE	Kerkstraat 12	9000	Gent	BE	info@bakkerijjanssen.be	+32 9 123 45 67
Marie Dupont		Dupont	Marie			Rue de l’Eglise 5	1000	Bruxelles	BE	marie@email.be	+32 2 987 65 43
Tech Solutions NV	NV	De Vries	Jan	9876543210	BE	Industrielaan 100	2000	Antwerpen	BE	contact@techsolutions.be	+32 3 456 78 90

Achtung: Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten (wie title, last_name usw.). Die eigentlichen Kundendaten beginnen ab Zeile 2.

Wie importieren Sie Ihre Kunden?

Gehen Sie im Menue zu Kontakte → Kunden.
Klicken Sie oben rechts auf Importieren.

Es oeffnet sich ein Dialogfenster “Kunden importieren”:

Importeinstellungen

Feld	Beschreibung
Datei	Ziehen Sie Ihre Excel-Datei (XLSX oder XLS) in das Upload-Feld oder klicken Sie, um eine Datei auszuwaehlen.
Importieren als	Waehlen Sie, ob Sie die Kontakte als Kunde, Lieferant oder beides importieren moechten.
Kontaktpersonen	Waehlen Sie, ob Kontaktpersonen aus Ihrer Datei ebenfalls importiert werden sollen (“Auch importieren”) oder nicht (“Nicht importieren”).
Bei Duplikaten	Bestimmen Sie, was passieren soll, wenn ein Kunde bereits existiert: Ueberspringen (bestehenden beibehalten), Ueberschreiben (bestehenden aktualisieren) oder Neu anlegen (Duplikat hinzufuegen). Siehe Wie werden Duplikate erkannt?
Kunden loeschen	Waehlen Sie, ob bestehende Kunden vor dem Import geloescht werden sollen. Optionen: “Nein”, “Die zuvor importierten Eintraege loeschen” oder “Alles loeschen”.

Klicken Sie unten auf Beispieldatei herunterladen, um eine Excel-Vorlage mit allen verfuegbaren Spalten herunterzuladen.

Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch.
Pruefen Sie die Einstellungen.
Klicken Sie auf Importieren, um zur Spaltenzuordnung zu gelangen.

Schritt 2: Spaltenzuordnung

Nach dem Hochladen Ihrer Datei erscheint der Bildschirm fuer die Spaltenzuordnung:

In diesem Bildschirm ordnen Sie die Spalten aus Ihrer Excel-Datei den richtigen Datenfeldern in NumNum zu:

Spalte	Beschreibung
Datenspalte	Das Feld in NumNum, in das die Daten uebernommen werden sollen (z. B. Titel, Nachname, USt-IdNr.). Felder mit einem * sind Pflichtfelder.
Dateispalte	Waehlen Sie hier aus, welche Spalte aus Ihrer Excel-Datei diesem Feld zugeordnet werden soll. Waehlen Sie “Ueberspringen”, wenn Sie ein Feld nicht importieren moechten.
+ Spalte hinzufuegen	Bei einigen Feldern koennen Sie mehrere Spalten kombinieren (z. B. Vorname + Nachname zu Titel zusammenfuehren).

Tipp: NumNum erkennt automatisch Spaltennamen, die mit der Beispieldatei uebereinstimmen. Wenn Sie die Beispieldatei als Grundlage verwendet haben, sind die meisten Spalten bereits korrekt zugeordnet.

Pruefen Sie, ob alle Spalten korrekt zugeordnet sind.
Klicken Sie auf Weiter…, um den Import abzuschliessen.

Verfuegbare Datenspalten

Nachfolgend finden Sie eine Uebersicht aller Datenspalten, die Sie beim Import zuordnen koennen. Die Spalte “Spalte in Beispieldatei” zeigt den Spaltennamen, wie er in unserer herunterladbaren Beispieldatei steht - Sie sind nicht verpflichtet, diese zu verwenden, aber es erleichtert die Zuordnung.

Basisdaten

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
Titel	`title`	Ja	Name des Unternehmens/Kunden
Nachname	`last_name`	Ja	Nachname des Kunden
Vorname	`first_name`	Nein	Vorname des Kunden
Rechtsform	`company_type`	Ja	Rechtsform des Unternehmens (siehe verfuegbare Werte)

USt-Daten

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
USt-IdNr.	`vat_id`	Nein	USt-IdNr. des Unternehmens (nur die Nummer)
USt-Laendercode	`vat_country_code`	Nein	Laendercode der USt-IdNr. (siehe Laendercodes)

Achtung: Geben Sie die USt-IdNr. ohne Laendercode und ohne Leerzeichen oder Punkte ein. Also “0123456789” und nicht “BE0123456789” oder “0123.456.789”.

Adressdaten

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
Adresse	`address`	Nein	Adresse des Kunden
Postleitzahl	`address_zip`	Nein	Postleitzahl des Kunden
Ort	`address_city`	Nein	Stadt des Kunden
Land	`address_country`	Nein	Laendercode des Kunden (siehe Laendercodes)

Kontaktdaten

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
E-Mail	`email`	Nein	E-Mail-Adresse des Kunden
Telefon	`telephone`	Nein	Telefonnummer des Kunden
Mobiltelefon	`cellphone`	Nein	Mobilnummer des Kunden
Faxnummer	`fax`	Nein	Faxnummer des Kunden
Website	`website`	Nein	Website des Kunden

Bankdaten

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
IBAN-Laendercode	`iban_country_code`	Nein	Laendercode der IBAN (siehe Laendercodes)
IBAN	`iban`	Nein	IBAN des Kunden
BIC	`bic`	Nein	BIC/SWIFT-Code des Kunden

Rechnungseinstellungen

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung	Optionen
Dokumentsprache	`doc_language`	Nein	Sprache fuer Dokumente	`nl`, `fr`, `en`, `de`
MwSt.-Satz	`vat_percentage`	Nein	Standard-MwSt.-Satz	`0`, `6`, `12`, `21`
MwSt. verlagert	`vat_shifted`	Nein	Steuerschuldumkehr	`ja`, `nee` (oder `yes`, `no`)
Zahlungsfrist (Tage)	`payment_term`	Nein	Zahlungsfrist in Tagen	Jede ganze Zahl (z. B. `14`, `30`, `60`)
Automatische Mahnung	`auto_reminder`	Nein	Automatische Mahnungen versenden	`ja`, `nee` (oder `yes`, `no`)

Kontaktpersonen

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
Kontaktperson Vorname	`contactperson_first_name`	Nein	Vorname der Kontaktperson
Kontaktperson Nachname	`contactperson_last_name`	Nein	Nachname der Kontaktperson

Peppol-Daten

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
Peppol Scheme ID	`peppol_scheme_id`	Nein	Peppol Scheme ID (z. B. `0208` fuer BE KBO)
Peppol Endpoint ID	`peppol_endpoint_id`	Nein	Peppol Endpoint ID (meist die Unternehmensnummer)
Identifikations-Scheme ID	`identification_scheme_id`	Nein	Identifikations-Scheme ID
Identifikations-ID	`identification_id`	Nein	Identifikations-ID

Sonstiges

Datenspalte	Spalte in Beispieldatei	Pflicht	Beschreibung
Interne Notizen	`private_notes`	Nein	Private Notizen (nicht sichtbar fuer den Kunden)
Externe ID	`external_id`	Nein	Externe Referenz-ID (fuer Verknuepfungen mit anderen Systemen)
Sortierreihenfolge	`sort_order`	Nein	Sortierreihenfolge (Nummer)

Rechtsformen

Fuer das Feld “Rechtsform” (company_type) koennen Sie folgende Werte verwenden:

Wert	Vollstaendiger Name
BV	Besloten Vennootschap
NV	Naamloze Vennootschap
VOF	Vennootschap Onder Firma
CommV	Commanditaire Vennootschap
CV	Cooperatieve Vennootschap
VZW	Vereniging Zonder Winstoogmerk
Stichting	Stichting
Eenmanszaak	Eenmanszaak
BVBA	Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid
Maatschap	Maatschap

Laendercodes

Fuer Felder mit Laendercodes (vat_country_code, address_country, iban_country_code) verwenden Sie die ISO 3166-1 Alpha-2-Codes (2 Grossbuchstaben):

Code	Land
BE	Belgien
NL	Niederlande
FR	Frankreich
DE	Deutschland
LU	Luxemburg
GB	Vereinigtes Koenigreich
ES	Spanien
IT	Italien
AT	Oesterreich
CH	Schweiz

Tipp: Verwenden Sie immer 2 Grossbuchstaben fuer Laendercodes. Eine vollstaendige Liste finden Sie unter ISO 3166-1 Alpha-2.

Wie werden Duplikate erkannt?

NumNum prueft, ob ein Kunde bereits existiert, anhand der folgenden Felder (in Prioritaetsreihenfolge):

USt-IdNr. - Wenn die USt-IdNr. mit einem bestehenden Kunden uebereinstimmt, wird dieser als Duplikat betrachtet
Externe ID - Wenn Sie eine external_id verwenden und diese uebereinstimmt, wird dies als Duplikat erkannt
Name + Adresse - Wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist, wird anhand einer Kombination aus Firmenname/Titel und Adressdaten geprueft

Tipp: Fuer die zuverlaessigste Duplikaterkennung stellen Sie sicher, dass Sie USt-IdNr. konsistent und korrekt eingeben.

Was passiert bei Duplikaten?

Abhaengig von Ihrer Auswahl bei “Bei Duplikaten”:

Option	Verhalten
Ueberspringen	Der bestehende Kunde bleibt unveraendert, die Zeile aus Ihrer Excel-Datei wird ignoriert
Ueberschreiben	Der bestehende Kunde wird mit den Daten aus Ihrer Excel-Datei aktualisiert
Neu anlegen	Es wird ein neuer Kunde erstellt, auch wenn bereits einer mit denselben Daten existiert

Nach dem Import

Nach einem erfolgreichen Import:

Bestaetigung - Sie sehen einen Bestaetigungsbildschirm mit der Anzahl der importierten Kunden
Uebersicht - Sie werden automatisch zur Kundenuebersicht weitergeleitet, wo Sie Ihre neuen Kunden sehen
Kontrolle - Es empfiehlt sich, stichprobenartig einige importierte Kunden zu oeffnen und zu pruefen, ob alle Daten korrekt uebernommen wurden

Achtung: Falls waehrend des Imports Fehler aufgetreten sind (z. B. fehlende Pflichtfelder), werden diese Zeilen uebersprungen. Pruefen Sie nach dem Import, ob die Anzahl der importierten Kunden mit der Anzahl der Zeilen in Ihrer Excel-Datei uebereinstimmt.

Tipps fuer einen erfolgreichen Import

Dateiformat: Verwenden Sie XLSX- oder XLS-Dateien (Excel)
Laendercodes immer als 2 Grossbuchstaben (BE, NL, FR, DE)
USt-IdNr. ohne Laendercode und ohne Leerzeichen oder Punkte
Leere Zellen sind kein Problem fuer optionale Felder
Duplikate: Verwenden Sie “Bei Duplikaten” → “Ueberschreiben”, um bestehende Kundendaten zu aktualisieren

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