Comment le statut de paiement se synchronise-t-il entre Clearfacts et NumNum ?

Si votre compte est connecté à Clearfacts, les deux systèmes échangent automatiquement des informations via des tâches planifiées. Cela ne se fait pas en temps réel, mais à des moments fixes chaque jour.

Qu’est-ce qui se synchronise et quand ?

• Transmission des documents : les documents envoyés sont transmis automatiquement au dossier Clearfacts de votre comptable. Vous ne devez donc pas les exporter manuellement.
• Récupération des statuts de paiement : chaque nuit, le système vérifie dans Clearfacts quelles factures transmises y sont enregistrées comme payées, et reprend cette information.

Que se passe-t-il quand une facture s’avère payée ?

Si une facture est marquée payée dans Clearfacts :

1. un paiement est automatiquement enregistré sur cette facture dans NumNum (visible dans les paiements de la facture, comme type Compte bancaire) ;
2. le statut de la facture passe à Payée (ou Partiellement payée s’il reste un solde ouvert).

ℹ️ La date du paiement enregistré automatiquement est le moment de la synchronisation, pas la date exacte à laquelle le paiement est arrivé sur votre compte bancaire.

Si la facture a entre-temps été (entièrement) créditée, aucun paiement supplémentaire n’est créé ; la note de crédit explique alors le statut de paiement.

La synchronisation est à sens unique

Le statut de paiement circule uniquement de Clearfacts vers NumNum. Si vous marquez manuellement une facture comme payée dans NumNum, cela n’est pas transmis à Clearfacts. La comptabilité dans Clearfacts (alimentée par la connexion bancaire de votre comptable) est donc la source des informations de paiement.

Questions fréquentes

Mon client a payé, mais la facture n’est pas encore marquée Payée ? La synchronisation tourne la nuit. Comptez au maximum un jour de délai après le traitement du paiement dans Clearfacts. Il faut aussi que la facture ait d’abord été transmise à Clearfacts.

Puis-je accélérer la synchronisation ? Non, les moments sont fixes. Vous pouvez bien sûr toujours enregistrer un paiement manuellement sur la facture.

Cela fonctionne-t-il aussi pour les notes de crédit ? Les notes de crédit sont également transmises à Clearfacts, mais l’enregistrement automatique de paiements ne se fait que sur les factures.