Comment importer mes clients existants dans NumNum Knowledge Base ?

Vous souhaitez ajouter rapidement plusieurs clients à votre compte ? Dans NumNum Knowledge Base, il est facile d’importer une liste de clients via un fichier Excel (XLSX ou XLS).

Préparation

Vous avez des données clients réparties sur différentes factures ou documents ? Il est important de les rassembler dans une seule liste centrale.

Conseil : Téléchargez le fichier exemple dans la boîte de dialogue d’importation pour voir quelles colonnes vous pouvez utiliser et à quoi votre fichier doit ressembler.

Exemple de fichier Excel

Voici un exemple de ce à quoi votre fichier Excel peut ressembler :

title	company_type	last_name	first_name	vat_id	vat_country_code	address	address_zip	address_city	address_country	email	telephone
Boulangerie Dupont SRL	SRL	Dupont	Pierre	0123456789	BE	Rue de l’Église 12	1000	Bruxelles	BE	info@boulangerie-dupont.be	+32 2 123 45 67
Marie Janssen		Janssen	Marie			Kerkstraat 5	9000	Gent	BE	marie@email.be	+32 9 987 65 43
Tech Solutions SA	SA	De Vries	Jan	9876543210	BE	Avenue de l’Industrie 100	4000	Liège	BE	contact@techsolutions.be	+32 4 456 78 90

Attention : La première ligne doit contenir les noms des colonnes (comme title, last_name, etc.). Les données clients commencent à partir de la ligne 2.

Comment importer vos clients ?

Allez dans le menu Contacts → Clients.
Cliquez en haut à droite sur Importer.

Une boîte de dialogue “Importer des clients” s’ouvre :

Paramètres d’importation

Champ	Description
Fichier	Glissez votre fichier Excel (XLSX ou XLS) dans la zone de téléchargement ou cliquez pour sélectionner un fichier.
Importer comme	Choisissez si vous voulez importer les contacts comme Client, Fournisseur, ou les deux.
Personnes de contact	Choisissez si les personnes de contact de votre fichier doivent également être importées (“Aussi importer”) ou non (“Ne pas importer”).
En cas de doublons	Déterminez ce qui doit se passer si un client existe déjà : Ignorer (garder l’existant), Écraser (mettre à jour l’existant) ou Créer nouveau (ajouter un doublon). Voir comment les doublons sont-ils détectés ?
Supprimer les clients	Choisissez si les clients existants doivent être supprimés avant l’importation. Options : “Non”, “Supprimer les éléments précédemment importés” ou “Tout supprimer”.

Cliquez en bas sur Télécharger le fichier exemple pour télécharger un modèle Excel avec toutes les colonnes disponibles.

Téléversez votre fichier Excel.
Vérifiez les paramètres.
Cliquez sur Importer pour passer au mappage des colonnes.

Étape 2 : Mappage des colonnes

Après avoir téléversé votre fichier, l’écran de mappage des colonnes apparaît :

Dans cet écran, vous associez les colonnes de votre fichier Excel aux champs de données correspondants dans NumNum :

Colonne	Description
Colonne de données	Le champ dans NumNum vers lequel les données doivent être importées (ex. Titre, Nom de famille, Numéro de TVA). Les champs marqués d’un * sont obligatoires.
Colonne de fichier	Sélectionnez ici quelle colonne de votre fichier Excel doit être associée à ce champ. Choisissez “Ignorer” si vous ne souhaitez pas importer un champ.
+ Ajouter une colonne	Pour certains champs, vous pouvez combiner plusieurs colonnes (ex. prénom + nom de famille fusionnés en titre).

Conseil : NumNum reconnaît automatiquement les noms de colonnes qui correspondent au fichier exemple. Si vous avez utilisé le fichier exemple comme base, la plupart des colonnes seront déjà correctement associées.

Vérifiez que toutes les colonnes sont correctement associées.
Cliquez sur Continuer… pour terminer l’importation.

Colonnes de données disponibles

Voici un aperçu de toutes les colonnes de données que vous pouvez associer lors de l’importation. La colonne “Colonne fichier exemple” indique le nom de la colonne tel qu’il apparaît dans notre fichier exemple téléchargeable - vous n’êtes pas obligé de l’utiliser, mais cela facilite l’association des colonnes.

Données de base

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Titre	`title`	Oui	Nom de l’entreprise/client
Nom de famille	`last_name`	Oui	Nom de famille du client
Prénom	`first_name`	Non	Prénom du client
Forme juridique	`company_type`	Non	Forme juridique de l’entreprise (voir valeurs disponibles)

Données TVA

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Numéro de TVA	`vat_id`	Non	Numéro de TVA de l’entreprise (numéro uniquement)
Code pays TVA	`vat_country_code`	Non	Code pays du numéro de TVA (voir codes pays)

Attention : Saisissez le numéro de TVA sans code pays et sans espaces ni points. Donc “0123456789” et non “BE0123456789” ou “0123.456.789”.

Données d’adresse

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Adresse	`address`	Non	Adresse du client
Code postal	`address_zip`	Non	Code postal du client
Ville	`address_city`	Non	Ville du client
Pays	`address_country`	Non	Code pays du client (voir codes pays)

Coordonnées

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Email	`email`	Non	Adresse e-mail du client
Téléphone	`telephone`	Non	Numéro de téléphone du client
Portable	`cellphone`	Non	Numéro de mobile du client
Numéro de fax	`fax`	Non	Numéro de fax du client
Site web	`website`	Non	Site web du client

Données bancaires

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Code pays IBAN	`iban_country_code`	Non	Code pays de l’IBAN (voir codes pays)
IBAN	`iban`	Non	IBAN du client
BIC	`bic`	Non	Code BIC/SWIFT du client

Paramètres de facturation

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description	Options
Langue du document	`doc_language`	Non	Langue pour les documents	`nl`, `fr`, `en`, `de`
Pourcentage de TVA	`vat_percentage`	Non	Pourcentage de TVA par défaut	`0`, `6`, `12`, `21`
TVA transférée	`vat_shifted`	Non	TVA déplacée	`oui`, `non` (ou `yes`, `no`)
Délai de paiement (jours)	`payment_term`	Non	Délai de paiement en jours	Tout nombre entier (ex. `14`, `30`, `60`)
Rappel automatique	`auto_reminder`	Non	Envoi de rappels automatiques	`oui`, `non` (ou `yes`, `no`)

Personnes de contact

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Prénom contact	`contactperson_first_name`	Non	Prénom de la personne de contact
Nom contact	`contactperson_last_name`	Non	Nom de famille de la personne de contact

Données Peppol

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Peppol Scheme ID	`peppol_scheme_id`	Non	ID de schéma Peppol (ex. `0208` pour BE KBO)
Peppol Endpoint ID	`peppol_endpoint_id`	Non	ID de point de terminaison Peppol (généralement le numéro d’entreprise)
Identification Scheme ID	`identification_scheme_id`	Non	ID de schéma d’identification
Identification ID	`identification_id`	Non	ID d’identification

Autres

Colonne de données	Colonne fichier exemple	Obligatoire	Description
Notes privées	`private_notes`	Non	Notes privées (non visibles par le client)
ID externe	`external_id`	Non	ID de référence externe (pour les intégrations avec d’autres systèmes)
Ordre de tri	`sort_order`	Non	Ordre de tri (numéro)

Formes juridiques

Pour le champ “Forme juridique” (company_type), vous pouvez utiliser les valeurs suivantes :

Valeur	Nom complet
SRL	Société à Responsabilité Limitée
SA	Société Anonyme
SPRL	Société Privée à Responsabilité Limitée
SC	Société Coopérative
SNC	Société en Nom Collectif
SCS	Société en Commandite Simple
ASBL	Association Sans But Lucratif
Fondation	Fondation
Indépendant	Entreprise Individuelle

Codes pays

Pour les champs avec des codes pays (vat_country_code, address_country, iban_country_code), utilisez les codes ISO 3166-1 alpha-2 (2 lettres majuscules) :

Code	Pays
BE	Belgique
NL	Pays-Bas
FR	France
DE	Allemagne
LU	Luxembourg
GB	Royaume-Uni
ES	Espagne
IT	Italie
AT	Autriche
CH	Suisse

Conseil : Utilisez toujours 2 lettres majuscules pour les codes pays. Une liste complète est disponible sur ISO 3166-1 alpha-2.

Comment les doublons sont-ils détectés ?

NumNum vérifie si un client existe déjà en fonction des champs suivants (par ordre de priorité) :

Numéro de TVA - Si le numéro de TVA correspond à un client existant, il est considéré comme un doublon
ID externe - Si vous utilisez un external_id et qu’il correspond, cela est considéré comme un doublon
Nom + Adresse - S’il n’y a pas de numéro de TVA, la combinaison du nom de l’entreprise/titre et des données d’adresse est vérifiée

Conseil : Pour une détection des doublons plus fiable, assurez-vous de remplir les numéros de TVA de manière cohérente et correcte.

Que se passe-t-il en cas de doublons ?

Selon votre choix pour “En cas de doublons” :

Option	Comportement
Ignorer	Le client existant reste inchangé, la ligne de votre Excel est ignorée
Écraser	Le client existant est mis à jour avec les données de votre Excel
Créer nouveau	Un nouveau client est créé, même s’il en existe déjà un avec les mêmes données

Après l’importation

Après une importation réussie :

Confirmation - Vous voyez un écran de confirmation avec le nombre de clients importés
Aperçu - Vous êtes automatiquement redirigé vers la liste des clients où vous pouvez voir vos nouveaux clients
Vérification - Il est recommandé de vérifier par échantillonnage quelques clients importés pour s’assurer que toutes les données ont été correctement transférées

Attention : Si des erreurs se sont produites pendant l’importation (par exemple, des champs obligatoires manquants), ces lignes sont ignorées. Après l’importation, vérifiez si le nombre de clients importés correspond au nombre de lignes dans votre fichier Excel.

Conseils pour une importation réussie

Format de fichier: Utilisez des fichiers XLSX ou XLS (Excel)
Codes pays toujours en 2 lettres majuscules (BE, NL, FR, DE)
Numéros de TVA sans code pays et sans espaces ni points
Cellules vides ne posent pas de problème pour les champs optionnels
Doublons: Utilisez “En cas de doublons” → “Écraser” pour mettre à jour les données clients existantes

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