Hoe synchroniseert de betaalstatus tussen Clearfacts en NumNum?

Is je account gekoppeld met Clearfacts, dan wisselen beide systemen automatisch informatie uit via geplande taken. Dat gebeurt niet in real-time, maar op vaste momenten per dag.

Wat wordt wanneer gesynchroniseerd?

• Documenten doorsturen: verzonden documenten worden automatisch doorgestuurd naar het Clearfacts-dossier van je boekhouder. Je hoeft ze dus niet manueel te exporteren.
• Betaalstatussen ophalen: elke nacht controleert het systeem in Clearfacts welke van je doorgestuurde facturen daar als betaald geregistreerd staan, en neemt die informatie over.

Wat gebeurt er als een factuur betaald blijkt?

Staat een factuur in Clearfacts op betaald, dan:

1. wordt in NumNum automatisch een betaling geregistreerd op die factuur (zichtbaar bij de betalingen van de factuur, als type Bankrekening);
2. verandert de factuurstatus naar Betaald (of Gedeeltelijk betaald als er nog een saldo openstaat).

ℹ️ De datum van de automatisch geregistreerde betaling is het moment van synchronisatie, niet de exacte datum waarop de betaling op je bankrekening toekwam.

Is de factuur intussen (volledig) gecrediteerd, dan wordt er géén extra betaling aangemaakt: de creditnota verklaart dan de betaalstatus.

De synchronisatie is éénrichtingsverkeer

De betaalstatus stroomt alleen van Clearfacts naar NumNum. Markeer je een factuur manueel als betaald in NumNum, dan wordt dat niet doorgegeven aan Clearfacts. De boekhouding in Clearfacts (gevoed door de bankkoppeling van je boekhouder) is dus de bron voor betaalinformatie.

Veelgestelde vragen

Mijn klant heeft betaald, maar de factuur staat nog niet op Betaald? De synchronisatie loopt 's nachts. Reken op maximaal één dag vertraging nadat de betaling in Clearfacts verwerkt is. Voorwaarde is ook dat de factuur eerst naar Clearfacts werd doorgestuurd.

Kan ik de synchronisatie sneller laten lopen? Nee, de momenten liggen vast. Je kan een betaling uiteraard altijd zelf manueel registreren op de factuur.

Werkt dit ook voor creditnota’s? Creditnota’s worden mee doorgestuurd naar Clearfacts, maar automatische betalingsregistratie gebeurt enkel op facturen.