Documenten doorsturen naar je accountant via e-mail (bv. een Adsolut-mailbox)

Gebruikt je accountant een boekhoudpakket zonder rechtstreekse koppeling met NumNum? Geen probleem: veel pakketten (zoals Adsolut van Wolters Kluwer) werken met een digitale brievenbus: een e-mailadres waar je documenten naartoe stuurt en dat het boekhoudpakket automatisch inleest. NumNum kan je documenten daar rechtstreeks naartoe mailen, als PDF én als UBL/XML.

💡 Heeft je accountant wél een ondersteund platform (Clearfacts, Billtobox, Octopus, …)? Gebruik dan bij voorkeur die koppeling; die stuurt automatisch door en geeft in sommige gevallen ook informatie terug (zoals betaalstatussen).

Het e-mailadres van je accountant instellen

1. Ga naar Instellingen → E-mails
2. Vul bij E-mail adres accountant het mailbox-adres in dat je van je accountant kreeg

Je kan aparte adressen instellen voor verkoop- en aankoopdocumenten:

⚠️ Belangrijk bij een digitale brievenbus (zoals Adsolut): vink ook Exporteer documenten standaard in afzonderlijke e-mails aan. Een automatische mailbox kan geen zip-downloadlink openen; met deze optie ontvangt de brievenbus elke factuur als aparte e-mail met bijlagen, zodat alles correct wordt ingelezen. Voor bekende mailbox-adressen (o.a. Octopus, Clearfacts, Yuki) gebeurt dit automatisch, maar voor andere adressen zet je dit best zelf aan.

Manueel exporteren naar je accountant

1. Ga naar de module Facturen, Creditnota’s of Uitgaven
2. Klik op Exporteren en kies Exporteren naar accountant
3. Selecteer de documenten (of een periode)
4. Kies wat je meestuurt: XML (UBL) (het standaardformaat voor import in boekhoudpakketten), PDF en/of de originele bijlagen
5. Controleer het e-mailadres en verstuur

Elk geëxporteerd document krijgt een vermelding in zijn Exportgeschiedenis (label Export naar accountant), zodat je altijd kan nakijken wat al is doorgestuurd. In de lijsten kan je bovendien filteren op documenten die nog niet in de boekhouding zitten.

Automatisch dagelijks doorsturen

Wil je er niet meer aan hoeven denken? Vink dan op dezelfde pagina Documenten automatisch dagelijks doorsturen naar de accountant aan:

• Elke nacht stuurt NumNum je verstuurde facturen en creditnota’s, je uitgaven en je aankoopborderellen automatisch naar het ingestelde adres, altijd als PDF én UBL/XML.
• Enkel nieuwe documenten vanaf het inschakelen worden doorgestuurd; je historiek verstuur je dus (eenmalig) via de manuele export.
• Concepten worden nooit doorgestuurd: een factuur vertrekt pas naar je accountant nadat je ze zelf hebt verzonden (via e-mail, Peppol of post).
• Documenten die al eens naar je accountant gingen, worden niet dubbel verstuurd.

ℹ️ Heb je een actieve boekhoudkoppeling (bv. Clearfacts of Wings), dan is deze optie niet beschikbaar: die koppeling stuurt je documenten al automatisch door, en zo vermijden we dat documenten dubbel bij je accountant toekomen.

Goed om te weten

• Documenten die naar je accountant zijn verstuurd, worden vergrendeld: je kan ze niet meer aanpassen, zodat je boekhouding geldig blijft. Moet er toch iets rechtgezet worden? Maak dan een creditnota.
• Krijg je van je accountant een nieuw mailbox-adres? Pas het gewoon aan bij Instellingen → E-mails; vanaf de volgende export wordt het nieuwe adres gebruikt.

Veelgestelde vragen

Mijn accountant zegt dat er niets toekomt in de mailbox. Controleer of het e-mailadres correct is ingesteld en of Exporteer documenten standaard in afzonderlijke e-mails aangevinkt staat. Zonder die optie ontvangt een automatische brievenbus enkel een downloadlink die ze niet kan openen.

Welk formaat heeft mijn accountant nodig? Vrijwel elk Belgisch boekhoudpakket importeert UBL/XML. Stuur PDF mee als je accountant het document ook visueel wil bewaren. Twijfel je? Vraag het even na; beide meesturen kan altijd.

Werkt dit ook voor offertes of proforma’s? Nee, enkel facturen, creditnota’s, uitgaven en aankoopborderellen worden naar je accountant doorgestuurd.