Was sind Berechtigungsprofile und wie verwende ich sie?

Ein Berechtigungsprofil ist ein wiederverwendbares Rechteset, das Sie einmal einrichten und danach mehreren Mitarbeitern zuweisen. Denken Sie an Profile wie Verkauf, Rechnungsstellung oder Lager.

Statt bei jedem neuen Kollegen erneut alle Häkchen zu setzen, weisen Sie einfach das passende Profil zu. Ändern Sie ein Profil später, gilt diese Änderung sofort für alle mit diesem Profil.

💡 Tipp: Berechtigungsprofile gelten nur für Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter. Ein Admin hat ohnehin Zugriff auf alles.

Wie Rechte bestimmt werden

Die Rechte eines Mitarbeiters sind die Summe aller Profile, die Sie ihm zuweisen. Hat jemand die Profile Verkauf und Lager, erhält diese Person alles, was in beiden Profilen angehakt ist.

Einzelne Zusatzrechte pro Benutzer vergeben Sie nicht mehr. Braucht ein Mitarbeiter etwas extra, legen Sie dafür ein Profil an. Das hält Ihre Rechteverwaltung übersichtlich und nachvollziehbar.

ℹ️ Gut zu wissen: Mitarbeiter, die schon vor den Berechtigungsprofilen Rechte hatten, können noch manuell vergebene Rechte haben. Sie erkennen sie am Label Eigene Rechte in der Benutzerliste. Diese Rechte gelten zusätzlich zu ihren Profilen.

Verfügbarkeit

Berechtigungsprofile hängen von Ihrem Abonnement ab. Ist das Modul in Ihrer Formel nicht enthalten, können Sie es als Add-on hinzufügen. Solange das Modul nicht aktiv ist, erhalten Mitarbeiter nur Zugriff auf die mobile App.

Schritt 1: Gehen Sie zu Berechtigungsprofile

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen
2. Wählen Sie Berechtigungsprofile

Sie erreichen die Seite auch über die Reiterleiste oben auf den Einstellungsseiten, neben Benutzer.

Sie sehen eine Übersicht mit pro Profil dem Namen, der Beschreibung und der Anzahl zugewiesener Berechtigungen.

Schritt 2: Ein Berechtigungsprofil anlegen

1. Klicken Sie auf Berechtigungsprofil hinzufügen
2. Geben Sie einen klaren Namen ein, zum Beispiel Verkauf Innendienst
3. Geben Sie optional eine Beschreibung ein, damit Ihre Kollegen später verstehen, wozu das Profil dient
4. Haken Sie in der Rechtematrix an, was dieses Profil darf
5. Klicken Sie auf Speichern

Wie diese Matrix genau funktioniert, lesen Sie in Rechte pro Modul einstellen.

Schritt 3: Ein Profil einem Mitarbeiter zuweisen

1. Gehen Sie zu Benutzer
2. Klicken Sie beim Benutzer auf Rolle & Zugriff
3. Setzen Sie die Rolle auf Mitarbeiter
4. Wählen Sie bei Wo kann sich dieser Benutzer anmelden? die Option Büro (Web-Zugriff), Unterwegs (mobile App) oder beide
5. Wählen Sie bei Berechtigungsprofile ein oder mehrere Profile
6. Klicken Sie auf Speichern

Steht das benötigte Profil noch nicht in der Liste? Nutzen Sie dann den Link + Neues Berechtigungsprofil erstellen im selben Fenster.

💡 Tipp: Arbeiten Sie von klein nach groß. Beginnen Sie mit einem Profil, das nur Leserechte gibt, und fügen Sie erst dann Rechte hinzu, wenn ein Kollege irgendwo ansteht.

Ein Profil anpassen oder löschen

Gehen Sie zu Berechtigungsprofile und klicken Sie beim Profil auf das Stift-Symbol, um es zu bearbeiten, oder nutzen Sie das Menü mit den drei Punkten, um es zu löschen.

⚠️ Achtung: Ändern Sie ein Profil, ändern sich damit sofort die Rechte aller Mitarbeiter mit diesem Profil. Löschen Sie ein Profil, verlieren diese Mitarbeiter die Rechte, die nur über dieses Profil liefen.

Praktische Beispiele

💡 Tipp: In den meisten Modulen kann ein Profil ohne Preise sehen nur lesen. Soll ein Mitarbeiter zum Beispiel Bestellungen erstellen, muss er auch die Beträge sehen können. Ausnahme: Zeit- und Produktionserfassungen lassen sich ohne Preise eingeben. Mehr dazu in Rechte pro Modul einstellen.

Mehr über Rollen und das Hinzufügen von Benutzern lesen Sie in Kann ich mehrere Benutzer zu meinem Konto hinzufügen?