Rechte stellen Sie über eine Matrix ein. Die Zeilen folgen dem Hauptmenü von NumNum: jede Zeile ist ein Menüpunkt (zum Beispiel Rechnungen, Kunden oder Produkte) und jede Spalte ist eine Aktion (Lesen, Erstellen, Aktualisieren, Löschen …). Sie haken an, was erlaubt ist.
Diese Matrix finden Sie beim Anlegen oder Bearbeiten eines Berechtigungsprofils.
Suchen Sie ein bestimmtes Recht? Nutzen Sie das Suchfeld Menüpunkt oder Berechtigung suchen… über der Matrix.
| Aktion | Was der Benutzer darf |
|---|---|
| Lesen | Vorhandene Einträge ansehen und öffnen |
| Erstellen | Neue Einträge hinzufügen |
| Aktualisieren | Vorhandene Einträge ändern |
| Löschen | Einträge endgültig löschen |
| Exportieren | Als PDF, Excel oder CSV herunterladen |
| Alle lesen | Datensätze aller Mitarbeiter sehen, nicht nur die selbst erstellten Einträge |
| Preise sehen | Beträge und Preise in diesem Modul sehen |
Nicht jeder Menüpunkt hat jede Aktion. Exportieren gibt es zum Beispiel nur bei Dokumenten wie Angeboten, Rechnungen und Ausgaben, und Alle lesen nur bei Kunden, Lieferanten, Projekten, Zeiterfassungen und Produktionserfassungen. Wo eine Aktion nicht existiert, steht ein Strich statt eines Häkchens.
💡 Tipp: Klicken Sie oben auf Was bedeuten diese Aktionen?, um die Erklärung pro Aktion aufzuklappen. Dieselbe Erklärung erhalten Sie als Tooltip, wenn Sie mit der Maus über einen Spaltentitel fahren.
In den meisten Modulen bestimmt Preise sehen, was sonst noch möglich ist. Ohne dieses Recht kann ein Mitarbeiter in diesem Modul nur lesen, ohne Beträge. Erstellen, Aktualisieren, Löschen und Exportieren sind dann ausgegraut und lassen sich nicht anhaken. Fahren Sie mit der Maus über ein solches graues Kästchen, sehen Sie Zuerst „Preise sehen“ aktivieren, um diese Aktion zuzuweisen.
Das gilt unter anderem für Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen, Ausgaben, Bestellungen, Lieferscheine und Produkte.
Es gibt zwei Ausnahmen: Zeiterfassungen und Produktionserfassungen kann ein Mitarbeiter eingeben, ändern und löschen, ohne die Preise zu sehen. Praktisch für Mitarbeiter auf der Baustelle, die Stunden und Material erfassen, aber keine Tarife kennen müssen.
Beim Dashboard ist Preise sehen das einzige Häkchen: das Dashboard selbst ist immer erreichbar, Sie wählen nur, ob die Zahlen sichtbar sind.
Jede Zeile hat eine Spalte Alle. Haken Sie diese an, erhält der Benutzer sofort alle Aktionen dieses Menüpunkts. Haken Sie sie ab, verschwinden alle.
Ist in einer Zeile nur ein Teil der Aktionen aktiv, zeigt das Häkchen in der Spalte Alle einen Zwischenstand.
Manche Rechte haben einen gelben Punkt neben dem Häkchen. Das sind die Rechte, die den Umfang erweitern: der Benutzer sieht dann die Datensätze aller Mitarbeiter, nicht nur die selbst erstellten Einträge.
Ein Beispiel: geben Sie einem Mitarbeiter nur Lesen bei Projekten, sieht er nur seine eigenen Projekte. Geben Sie ihm auch Alle lesen, sieht er die Projekte des gesamten Teams.
⚠️ Achtung: Seien Sie vorsichtig mit diesen Rechten. Sie bestimmen, wie viele Unternehmensdaten ein Mitarbeiter zu sehen bekommt.
Die Matrix ist wie das Hauptmenü aufgebaut:
Manche Rechte schließen automatisch etwas ein. Aktualisieren bei Angeboten erlaubt zum Beispiel auch das digitale Unterzeichnen, und Erstellen bei Rechnungen auch Anzahlungsrechnungen. Fahren Sie mit der Maus über ein solches Häkchen, sehen Sie, was mit eingeschlossen ist.
Was nicht in der Matrix steht, ist entweder immer erlaubt (etwa das Dashboard, Ihr eigenes Profil und die Wissensdatenbank) oder Admins vorbehalten. Unternehmenseinstellungen wie Firmendaten, Voreinstellungen, Verbindungen und Abonnement bleiben also immer bei den Admins.
Die neuen Rechte gelten sofort. Ein Mitarbeiter, der zu diesem Zeitpunkt angemeldet ist, sieht den Unterschied nach dem Neuladen der Seite.
💡 Tipp: Sie sind unsicher, ob Ihre Rechte korrekt stehen? Bitten Sie den betreffenden Mitarbeiter, kurz durch sein Menü zu klicken. Was er nicht darf, sieht er auch nicht.
