Een offerte ter plaatse laten ondertekenen in de app

Ben je bij je klant en is hij akkoord met je offerte? Laat hem ze dan meteen op je telefoon of tablet ondertekenen. Hij krijgt een verificatiecode per e-mail, tekent met zijn vinger en jullie krijgen allebei een ondertekende kopie.

ℹ️ Ter plaatse ondertekenen hoort bij digitaal ondertekenen, een betalende add-on bovenop je abonnement. Je hebt ook het recht nodig om offertes aan te passen. Zie Offertes digitaal laten ondertekenen voor de werking via het klantportaal.

Zo laat je ondertekenen

1. Open de offerte in de app en tik onderaan op Laten ondertekenen.
2. Je ziet een samenvatting: het nummer, de klant, het Totaal (incl. btw) en hoe lang de offerte geldig is. Via Offerte bekijken toon je je klant de volledige PDF.
3. Vul de Naam ondertekenaar en zijn E-mailadres in. Naar dat adres gaat de ondertekende kopie. Het mag geen adres van een gebruiker van je eigen bedrijf zijn.
4. Tik op Verstuur verificatiecode. Je klant krijgt een code van zes cijfers per e-mail, die 10 minuten geldig is. Vul ze in bij Verificatiecode.
5. Laat je klant tekenen bij Handtekening. Met Ongedaan maken of Wissen begint hij opnieuw.
6. Je klant vinkt aan dat hij akkoord gaat met de offerte en de algemene voorwaarden. Tik op algemene voorwaarden om ze te tonen of te mailen.
7. Tik op Goedkeuren & versturen.

De offerte staat nu op Goedgekeurd. Je klant en jij krijgen allebei een ondertekende kopie per e-mail.

💡 Wil je klant de offerte en de voorwaarden eerst rustig nalezen? Tik op Mail offerte & voorwaarden om ze naar het ingevulde adres te sturen.

Geen code ontvangen?

Komt de code niet aan, tik dan eerst op Code opnieuw versturen (de app toont hoe lang je daarvoor moet wachten). Lukt het nog altijd niet, dan kan je kiezen voor Code niet ontvangen? Onderteken zonder verificatie. Het e-mailadres van je klant is dan niet bevestigd, en de handtekening wordt zo ook bewaard als “niet geverifieerd”.

Een vervallen offerte

Is de offerte al vervallen, dan zie je dat bovenaan. Ondertekenen kan nog, maar bespreek de voorwaarden met je klant. Voor je goedkeurt, vraagt de app om te bevestigen met Toch ondertekenen.

Je klant gaat niet akkoord

Tik op Weigeren. Vul de naam en het e-mailadres van je klant in, eventueel met een reden, en tik op Offerte weigeren. De offerte krijgt de status Afgekeurd.

Wanneer kan het niet?

Je ziet Laten ondertekenen niet, of de app meldt dat de offerte niet (meer) ondertekend kan worden, als:

• de add-on digitaal ondertekenen niet actief is
• je geen offertes mag aanpassen
• je klant al gereageerd heeft, of de offerte al gefactureerd is

Wie heeft ondertekend en hoe, zie je achteraf via het infoicoon (Documentinfo) op de offerte.