Een offerte hoeft niet meer afgeprint, getekend, ingescand en teruggemaild te worden. Met digitaal ondertekenen krijgt je klant bij de offerte-mail een knop naar het klantportaal, waar hij de offerte bekijkt en met één handtekening goedkeurt of afkeurt. Jij krijgt meteen een melding en de offerte krijgt de status Goedgekeurd.
ℹ️ Digitaal ondertekenen is een betalende add-on bovenop je abonnement. Wil je het aanzetten, contacteer dan help@numnum.be.
Er is geen aparte schakelaar per offerte: zodra de add-on actief is, kan elke offerte die je per e-mail verstuurt ondertekend worden. Een offerte die je enkel afdrukt of downloadt, kan dat niet.
⚠️ Zet je een collega of jezelf in kopie, dan krijgt ook die persoon de mogelijkheid om te tekenen. Houd de lijst met ontvangers dus beperkt tot wie effectief mag beslissen.
De mail die je klant krijgt, bevat de knop Bekijk en onderteken online en de zin dat hij de offerte online kan bekijken en digitaal ondertekenen.
Je klant klikt op de knop in de mail en komt rechtstreeks in het klantportaal terecht, zonder account of wachtwoord. Wie later terugkeert via de portaal-pagina, vult zijn e-mailadres in en krijgt een beveiligde link toegestuurd. Die link is persoonlijk, is eenmalig te gebruiken en vervalt na 30 minuten. Is de link verlopen, dan vraagt je klant er in twee klikken een nieuwe aan.
In het portaal ziet je klant zijn offertes en facturen. Bij een offerte die nog beantwoord moet worden, staat de actie Te ondertekenen. Als hij die opent, kan hij:
Na het bevestigen krijgt hij de bevestiging Offerte goedgekeurd of Offerte afgekeurd te zien, met daarbij “Digitaal getekend door [naam] op [datum]”.
Zodra je klant tekent:
Op het document zie je vanaf dan Digitaal getekend door [naam] op [datum] staan.
Vanaf dat moment is de offerte vergrendeld: ze kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden. Dat is bewust, want de ondertekende versie moet blijven kloppen met wat je klant zag. Hetzelfde geldt voor een afgekeurde offerte: ook die blijft staan, met de reden van afkeuring erbij.
Moet er toch iets veranderen aan een goedgekeurde offerte, dupliceer ze dan en verstuur de nieuwe versie opnieuw ter ondertekening.
De add-on ontgrendelt de functie voor je bedrijf. Daarnaast bestaat er een apart gebruikersrecht voor digitaal ondertekenen, zodat je binnen je team kan bepalen wie ermee werkt. Je stelt dat in bij de gebruikersrechten.
Kan mijn klant ook facturen ondertekenen? Nee, ondertekenen geldt enkel voor offertes. Facturen kan je klant in het portaal wel bekijken en downloaden.
Mijn klant vindt de mail niet meer terug. Kan hij nog tekenen? Ja. Hij surft naar het klantportaal, vult zijn e-mailadres in en krijgt een nieuwe beveiligde link. Enkel adressen waarnaar de offerte verstuurd werd, krijgen toegang.
Kan een klant twee keer tekenen of achteraf van gedacht veranderen? Nee. Een offerte die al beantwoord is, geeft de melding dat ze al beantwoord werd. Wie alsnog wil wijzigen, laat je een nieuwe offerte tekenen.
Wat als de handtekening niet doorkomt? Dan verschijnt er een melding dat de handtekening niet verwerkt kon worden en blijft de offerte onaangeroerd. Je klant kan gewoon opnieuw tekenen, eventueel via het tabblad Typ in plaats van Teken.
Kan ik zien wie precies getekend heeft? Ja. Bij de offerte staan de naam en de datum, en het e-mailadres, tijdstip en IP-adres van de ondertekenaar worden mee bijgehouden, samen met de bevroren PDF van het ondertekende document.
