Doppelte Kunden oder Lieferanten zusammenführen

Steht derselbe Kunde oder Lieferant zweimal in Ihren Kontakten, zum Beispiel nach einem Import oder weil jemand den Datensatz neu angelegt hat? Dann führen Sie die beiden Datensätze zusammen. Alle Dokumente, Zahlungen und Kontaktpersonen werden in den Datensatz verschoben, den Sie behalten, und der andere Datensatz wird archiviert.

⚠️ Das Zusammenführen kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie daher genau, welchen Datensatz Sie behalten, bevor Sie bestätigen.

Zwei Datensätze zusammenführen

1. Gehen Sie zu Kontakte > Kunden (oder Lieferanten)
2. Klicken Sie beim Datensatz, der verschwinden soll, auf das Menü (…) und wählen Sie Zusammenführen mit…. Dieselbe Aktion finden Sie auch oben auf der Detailseite dieses Datensatzes.
3. Das Fenster Kunde zusammenführen (oder Lieferant zusammenführen) öffnet sich. Wählen Sie bei Zusammenführen in den Datensatz, den Sie behalten möchten.
4. Prüfen Sie die Übersicht Dies wird in den gewählten Datensatz verschoben. Dort sehen Sie pro Art, wie viel verschoben wird: Rechnungen, Angebote, Zahlungen, Kontaktpersonen, Projekte, Erfassungen und mehr.
5. Klicken Sie auf Zusammenführen

Sie erhalten eine Bestätigung, dass der Datensatz zusammengeführt wurde. Haben Sie auf der Detailseite begonnen, landen Sie danach auf dem behaltenen Datensatz.

Was mit den Daten passiert

• Alles wird mitverschoben: Dokumente, Zahlungen, Kontaktpersonen, Projekte, Zeit- und Produkterfassungen, versendete E-Mails und Peppol-Versendungen stehen danach im behaltenen Datensatz.
• Der behaltene Datensatz behält seine eigenen Daten. Nur Felder, die dort noch leer sind (zum Beispiel E-Mail-Adresse, Telefon oder Adresse), werden mit denen des anderen Datensatzes ergänzt.
• Versendete Rechnungen und Gutschriften bleiben unverändert. Sie zeigen weiterhin die Kundendaten zum Zeitpunkt des Versands.
• Wiederkehrende Rechnungen sowie noch offene Angebote, Proformarechnungen und Bestellungen erhalten die Daten des behaltenen Datensatzes.
• War der eine Datensatz ein Kunde und der andere ein Lieferant, ist der behaltene Datensatz danach beides.
• Der Datensatz, der verschwindet, wird archiviert.

Zwei Datensätze mit unterschiedlicher USt-IdNr.

Haben die Datensätze nicht dieselbe USt-IdNr., erscheint im Fenster die Warnung Andere USt-IdNr. Das Zusammenführen ist dann nur richtig, wenn es sich wirklich um denselben Kunden handelt. Kontonummer, Peppol-Daten, Identifikationsdaten und Verknüpfungen mit anderer Software werden in diesem Fall nicht übernommen.

Sind Sie sicher, aktivieren Sie Ich bestätige, dass es derselbe Kunde ist, und führe auf eigenes Risiko zusammen. Erst dann können Sie zusammenführen.

Mögliche Duplikate auf einmal bereinigen

Findet NumNum Datensätze mit derselben USt-IdNr., erscheint über Ihrer Kunden- oder Lieferantenliste eine Meldung wie „Es gibt 3 Gruppen von Datensätzen mit derselben USt-IdNr. Das können Duplikate sein.“

1. Klicken Sie auf Duplikate ansehen
2. Das Fenster Mögliche Duplikate zeigt pro Gruppe die Datensätze mit ihrer Anzahl Dokumente. Wählen Sie pro Gruppe, welcher Datensatz Bleibt. Standardmäßig ist der Datensatz mit den meisten Dokumenten ausgewählt.
3. Klicken Sie auf Gruppe zusammenführen und bestätigen Sie. Die anderen Datensätze der Gruppe werden mit dem bleibenden Datensatz zusammengeführt und archiviert.

Sind es keine Duplikate, zum Beispiel zwei Niederlassungen mit derselben USt-IdNr., klicken Sie auf Keine Duplikate. Diese Gruppe erscheint danach nicht mehr als mögliches Duplikat.

Gibt es viele Gruppen, sehen Sie jeweils einen Teil davon. Die nächsten erscheinen, sobald Sie die ersten bearbeitet haben.

💡 Tipp: Über die globale Suche (Ctrl/Cmd+K) gelangen Sie direkt zu Doppelte Kunden zusammenführen oder Doppelte Lieferanten zusammenführen.

Wer darf zusammenführen?

Sie benötigen das Recht, Kunden (oder Lieferanten) zu bearbeiten und zu löschen. Da alle verknüpften Daten mitverschoben werden, brauchen Sie auch Bearbeitungsrechte für die Module, in denen diese Daten liegen, etwa Rechnungen oder Angebote. Fehlt ein Recht, nennt das Fenster die betroffenen Module. Ist ein Datensatz sowohl Kunde als auch Lieferant, brauchen Sie die Rechte für beides.

Wird ein Zusammenführen protokolliert?

Ja. Jedes Zusammenführen wird im Protokoll Ihres Dossiers festgehalten: wer zusammengeführt hat, wann, welche Datensätze betroffen waren und was verschoben wurde. Dieses Protokoll öffnen Sie nicht selbst in der App. Das Support-Team kann es einsehen, ebenso Ihr Buchhalter oder Distributor, wenn er Ihr Dossier verwaltet.

Zweifel an einem Zusammenführen? Kontaktieren Sie uns über help@numnum.be.

Duplikate beim Import vermeiden? Lesen Sie Wie kann ich meine bestehenden Kunden importieren?