Stellen Sie Rechnungen an Behörden (B2G) oder große Organisationen, erwartet Ihr Kunde oft spezifische Referenzen auf der Rechnung: eine Bestellnummer, Käuferreferenz, Vertrags- oder Projektnummer. Diese Referenzen sorgen dafür, dass Ihre Rechnung bei der richtigen Abteilung landet und zügig verarbeitet (und damit bezahlt) wird.
Dieselben Felder erscheinen auch im Peppol-Versandfenster, unter dem aufklappbaren Abschnitt Peppol-Bestellreferenz. Das ist praktisch, wenn Sie sie im letzten Moment noch ausfüllen oder prüfen möchten.
Jedes Feld entspricht einem offiziellen Referenzfeld (BT-Code) der europäischen E-Rechnungsnorm:
| Feld | BT-Code | Wofür |
|---|---|---|
| Bestellnummer (PO) | BT-13 | Die Nummer der Bestellung (purchase order) Ihres Kunden |
| Ihre Referenz | BT-10 | Die Käuferreferenz: z. B. Kostenstelle, Abteilung oder Kontaktperson, die Ihr Kunde angibt |
| Projektnummer | BT-11 | Das Projekt, auf das sich die Rechnung bezieht |
| Vertragsnummer | BT-12 | Der Vertrag oder Rahmenvertrag, unter dem Sie abrechnen |
| Verkaufsauftragsnummer | BT-14 | Ihre eigene Verkaufsauftragsnummer |
Im selben Tab finden Sie noch einige weitere Peppol-Felder, etwa den Leistungszeitraum (Start- und Enddatum, BT-73/74), eine Kontakt-E-Mail-Adresse des Verkäufers (BT-43), das Zahlungsmittel (BT-81), eine Rechnungsnotiz (BT-22) und den Grund der MwSt.-Befreiung (BT-120).
ℹ️ Diese Felder gibt es auf Rechnungen, Gutschriften, Einkaufsbelegen und wiederkehrenden Rechnungen, nicht auf Angeboten oder Bestellscheinen.
Ohne die richtigen Referenzen kann Ihre Rechnung technisch einwandfrei über Peppol verschickt werden und trotzdem beim Empfänger hängen bleiben: Sie erreicht nicht die richtige Abteilung, wird vom System des Empfängers nicht erkannt oder sogar abgelehnt. Deshalb zeigt NumNum beim Versand über Peppol eine Warnung, wenn keine Bestellreferenz ausgefüllt ist.
Und im Nachhinein lässt es sich nur noch per Gutschrift korrigieren: Dieselbe Rechnungsnummer kann nur einmal durch das Peppol-Netzwerk laufen. Haben Sie eine erforderliche Referenz vergessen, müssen Sie die Rechnung gutschreiben und eine neue Rechnung (mit neuer Nummer und den richtigen Referenzen) erstellen und versenden. Füllen Sie die Felder also vor dem Versand aus, und klären Sie vorab mit Ihrem Kunden, welche Referenzen erwartet werden.
Mein Kunde verlangt eine „Käuferreferenz": Welches Feld ist das? Das ist Ihre Referenz (BT-10). Behörden geben diese Referenz meist bei der Bestellung mit.
Sind diese Felder verpflichtend? Nicht laut Peppol-Standard, aber viele (Behörden-)Organisationen verlangen sie, um Ihre Rechnung verarbeiten zu können. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Kunden nach.
Wo sehe ich, ob meine Rechnung gut angekommen ist? Prüfen Sie den Versandstatus Ihrer Rechnung; siehe auch Wie löse ich Peppol-Zustellungsprobleme?
