Self-Billing (Einkaufsbelege): wie funktioniert das?

Beim Self-Billing (Gutschriftverfahren) erstellt nicht der Verkäufer, sondern der Käufer die Rechnung. Das Ergebnis heißt Einkaufsbeleg (auch Einkaufsbordereau genannt, englisch self-billed invoice): ein Dokument mit dem gesetzlichen Vermerk „Rechnung ausgestellt durch den Abnehmer". Klassische Beispiele: eine Molkerei, die die Milchgeldabrechnung für den Milchviehhalter erstellt, oder eine Versteigerung, die mit ihren Erzeugern abrechnet.

In NumNum gibt es zwei Seiten, beide unter dem Menü Rechnungen:

ℹ️ Einkaufsbelege sind je nach Abonnement verfügbar (enthalten oder als Add-on). Sehen Sie die Module nicht? Kontaktieren Sie help@numnum.be.

Selbst einen Einkaufsbeleg erstellen (ausgestellt)

1. Gehen Sie zu Rechnungen → Ausgestellte Einkaufsbelege und klicken Sie auf Hinzufügen
2. Wählen Sie den Lieferanten, in dessen Namen Sie das Dokument erstellen
3. Füllen Sie die Zeilen wie bei einer normalen Rechnung aus und speichern Sie

Einige Eigenschaften:

• Eigene Nummernserie: Einkaufsbelege erhalten eine separate, lückenlose Nummerierung mit Standard-Präfix AB (Gutschriften AC). Die Startnummer legen Sie unter Einstellungen → Präferenzen fest (Startnummer Einkaufsbeleg).
• Benennung: Unter denselben Präferenzen wählen Sie, ob das Dokument als „Einkaufsbeleg" oder „Self-Billing" bezeichnet wird.
• Auf dem PDF steht automatisch der gesetzliche Vermerk „Rechnung ausgestellt durch den Abnehmer".
• Sie versenden das Dokument per E-Mail oder Peppol an Ihren Lieferanten und verfolgen Zahlung und Status wie bei Rechnungen.
• Über das Aktionsmenü (⋮) erstellen Sie eine Gutschrift zu einem Einkaufsbeleg (Gutschrift erstellen) oder fügen den Einkaufsbeleg Ihren Ausgaben hinzu, damit es auch in Ihrer Kostenübersicht steht.

Versand über Peppol

Ein Einkaufsbeleg geht über Peppol als self-billed invoice (Dokumenttyp 389; Gutschriften als Typ 261).

• Die IBAN Ihres Lieferanten ist Pflicht. Fehlt sie, erhalten Sie die Meldung „Der Lieferant (Kunde) hat keine IBAN hinterlegt. Eine IBAN ist für den Versand von Self-Billing-Dokumenten über Peppol verpflichtend." Ergänzen Sie die IBAN auf der Lieferantenkarte unter Finanzdaten.
• Der Empfänger muss auf Peppol für Self-Billing-Dokumente registriert sein; nicht jeder Peppol-Teilnehmer kann diesen Dokumenttyp empfangen. Stimmen Sie das mit Ihrem Lieferanten ab.
• Nach dem Peppol-Versand wird das Dokument gesperrt; Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift.

Einkaufsbelege empfangen (Einnahmen)

Erstellt ein Kunde (z. B. eine Genossenschaft oder Versteigerung) Rechnungen in Ihrem Namen, kommen diese über Peppol herein:

1. Das Dokument erscheint in Ihrer Peppol-Inbox mit einem Self-Billing-Label
2. Klicken Sie auf Prüfen: Sie sehen den Hinweis, dass Ihr Kunde eine Rechnung in Ihrem Namen erstellt hat und das Dokument beim Import im Modul Einkaufsbelege (nicht bei den Ausgaben) landet
3. Verknüpfen Sie das Dokument mit einem bestehenden oder neuen Kunden und klicken Sie auf In Einkaufsbelege importieren

Das Dokument steht danach unter Rechnungen → Einkaufsbelege (Einnahmen), mit Status wie Neu, Offen, Teilweise bezahlt und Bezahlt. Empfangene Gutschriften zu solchen Einkaufsbelegen landen dort mit negativen Beträgen.

💡 Voraussetzung ist, dass Ihr Peppol-Empfang aktiv ist. Siehe Wie kann ich mich mit dem Peppol-Netzwerk verbinden?

Buchhaltung

Ausgestellte Einkaufsbelege und ihre Gutschriften werden in Ihre Exporte an den Buchhalter und in Verbindungen wie Clearfacts aufgenommen. In den Einstellungen können Sie separate E-Mail-Vorlagen und Standard-Intro/Bemerkungen pro Dokumenttyp festlegen.

Self-Billing über die API

Erzeugt ein externes System Ihre Abrechnungen? Dann können Sie Einkaufsbelege und ihre Gutschriften auch programmatisch erstellen, inklusive eigenem PDF-Layout als Anhang. Siehe Self-Billing über die API.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zu einer normalen Einkaufsrechnung (Ausgabe)? Bei einem normalen Einkauf erstellt Ihr Lieferant die Rechnung und Sie erfassen sie als Ausgabe. Beim Self-Billing erstellen Sie das Dokument selbst im Namen des Lieferanten; daher die eigene Nummernserie und das separate Modul.

Muss ich etwas mit meinem Lieferanten vereinbaren? Ja. Self-Billing setzt eine (schriftliche) Vereinbarung zwischen beiden Parteien voraus: Jedes Dokument gilt erst nach (stillschweigender) Annahme durch den Lieferanten.

Kann ich einen empfangenen Einkaufsbeleg ablehnen? Ja, in der Peppol-Inbox können Sie ein Dokument ablehnen statt importieren (und diese Ablehnung später rückgängig machen).