Ein Angebot muss nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und zurückgemailt werden. Mit der digitalen Unterzeichnung erhält Ihr Kunde in der Angebots-E-Mail eine Schaltfläche zum Kundenportal, wo er das Angebot ansieht und mit einer einzigen Unterschrift genehmigt oder ablehnt. Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung und das Angebot bekommt den Status Genehmigt.
ℹ️ Die digitale Unterzeichnung ist ein kostenpflichtiges Add-on zusätzlich zu Ihrem Abonnement. Möchten Sie es aktivieren? Kontaktieren Sie help@numnum.be.
Es gibt keinen gesonderten Schalter pro Angebot: sobald das Add-on aktiv ist, kann jedes Angebot, das Sie per E-Mail versenden, unterzeichnet werden. Ein Angebot, das Sie nur ausdrucken oder herunterladen, kann das nicht.
⚠️ Setzen Sie einen Kollegen oder sich selbst in Kopie, erhält auch diese Person die Möglichkeit zu unterschreiben. Beschränken Sie die Empfängerliste also auf diejenigen, die tatsächlich entscheiden dürfen.
Die E-Mail, die Ihr Kunde erhält, enthält die Schaltfläche Online ansehen und unterschreiben sowie den Satz, dass er das Angebot online ansehen und digital unterschreiben kann.
Ihr Kunde klickt auf die Schaltfläche in der E-Mail und gelangt direkt ins Kundenportal, ohne Konto und ohne Passwort. Wer später über die Portalseite zurückkehrt, gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen sicheren Link zugeschickt. Dieser Link ist persönlich, einmalig verwendbar und läuft nach 30 Minuten ab. Ist der Link abgelaufen, fordert Ihr Kunde mit zwei Klicks einen neuen an.
Im Portal sieht Ihr Kunde seine Angebote und Rechnungen. Bei einem Angebot, das noch zu beantworten ist, steht die Aktion Zu unterschreiben. Öffnet er es, kann er:
Nach der Bestätigung sieht er Angebot genehmigt oder Angebot abgelehnt, mit dem Vermerk “Digital signiert von [Name] am [Datum]”.
Sobald Ihr Kunde unterschreibt:
Auf dem Dokument steht von da an Digital signiert von [Name] am [Datum].
Ab diesem Moment ist das Angebot gesperrt: es kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Das ist so gewollt, denn die unterzeichnete Fassung muss weiterhin dem entsprechen, was Ihr Kunde gesehen hat. Dasselbe gilt für ein abgelehntes Angebot: auch dieses bleibt bestehen, mit dem Ablehnungsgrund dabei.
Muss an einem genehmigten Angebot doch etwas geändert werden, duplizieren Sie es und versenden Sie die neue Fassung erneut zur Unterzeichnung.
Das Add-on schaltet die Funktion für Ihr Unternehmen frei. Daneben gibt es ein eigenes Benutzerrecht für die digitale Unterzeichnung, sodass Sie innerhalb Ihres Teams festlegen können, wer damit arbeitet. Sie stellen das bei den Benutzerrechten ein.
Kann mein Kunde auch Rechnungen unterschreiben? Nein, das Unterzeichnen gilt nur für Angebote. Rechnungen kann Ihr Kunde im Portal aber ansehen und herunterladen.
Mein Kunde findet die E-Mail nicht mehr. Kann er noch unterschreiben? Ja. Er ruft das Kundenportal auf, gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen neuen sicheren Link. Nur Adressen, an die das Angebot versendet wurde, erhalten Zugang.
Kann ein Kunde zweimal unterschreiben oder es sich nachträglich anders überlegen? Nein. Bei einem bereits beantworteten Angebot erscheint der Hinweis, dass es bereits beantwortet wurde. Wer dennoch etwas ändern möchte, lässt ein neues Angebot unterschreiben.
Was, wenn die Unterschrift nicht durchkommt? Dann erscheint ein Hinweis, dass die Unterschrift nicht verarbeitet werden konnte, und das Angebot bleibt unberührt. Ihr Kunde kann einfach erneut unterschreiben, gegebenenfalls über den Reiter Tippen statt Zeichnen.
Kann ich sehen, wer genau unterschrieben hat? Ja. Beim Angebot stehen Name und Datum, und E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse des Unterzeichners werden mitgeführt, zusammen mit dem eingefrorenen PDF des unterzeichneten Dokuments.
