Berichte: Ihre Zahlen pro Kunde, Produkt und Zeitraum

Ihre Rechnungen, Ausgaben und Zeiterfassungen stehen bereits in NumNum. Mit Berichte lesen Sie die Zahlen daraus ab: wer Ihnen am meisten einbringt, was nach Ihren Einkäufen übrig bleibt, welche Kunden zu spät zahlen und wie viele Stunden noch nicht fakturiert sind. Sie wählen einen Bericht, legen einen Zeitraum fest und exportieren das Ergebnis nach Excel.

ℹ️ Berichte ist ein Modul, das je nach Abonnement verfügbar ist. Sehen Sie das Menü Berichte nicht? Dann ist es in Ihrer aktuellen Formel nicht enthalten. Kontaktieren Sie help@numnum.be.

Einen Bericht öffnen

1. Gehen Sie im Hauptmenü auf Berichte (zwischen Rechnungen und Ausgaben)
2. Sie sehen den Katalog: alle verfügbaren Berichte, nach Thema gruppiert, jeweils mit einer kurzen Beschreibung
3. Klicken Sie den Bericht an, den Sie ansehen möchten
4. Wählen Sie oben den Zeitraum und, sofern zutreffend, die Detailstufe (pro Woche, pro Monat oder pro Jahr)
5. Manche Berichte verlangen zuerst eine Pflichtauswahl, zum Beispiel einen Kunden. Solange diese fehlt, bleibt der Bericht leer mit dem Hinweis “Wählen Sie zuerst die Pflichtfilter, um diesen Bericht anzuzeigen.”

Die Zahlen werden im Moment des Aufrufs auf Ihren eigenen Rechnungen, Ausgaben und Erfassungen berechnet. Es wird nichts im Voraus aufbereitet, was Sie sehen, ist also immer der aktuelle Stand.

Den Zeitraum wählen

Sie haben die Wahl zwischen:

• Dieses Jahr und Vorjahr
• Dieser Monat und Vormonat
• Einem Quartal aus den vergangenen Jahren (Quartale, die noch nicht begonnen haben, stehen nicht in der Liste)
• Freier Zeitraum: Sie geben selbst ein Datum Von und Bis ein

Ein Bericht kann höchstens drei Jahre umfassen. Wählen Sie einen größeren Zeitraum, erscheint der Hinweis, einen kürzeren Zeitraum zu wählen.

ℹ️ Einige Berichte zeigen die Situation von heute statt eines Zeitraums: die offenen Beträge, die Fälligkeitsstruktur Ihrer Rechnungen und die säumigen Zahler. Dort steht am Bericht der Hinweis “Dieser Bericht zeigt die Situation von heute und folgt dem gewählten Zeitraum nicht.”

Mit dem Vorjahr vergleichen

Bei den Berichten mit einem zeitlichen Verlauf können Sie Mit dem Vorjahr vergleichen ankreuzen. Sie erhalten dann eine zweite Reihe im Diagramm sowie eine zusätzliche Spalte Vorjahr mit der Differenz daneben, sodass Sie sofort sehen, ob es auf- oder abwärts geht.

Welche Berichte gibt es?

Unternehmensergebnisse

Produkte

Kunden

Zahlungen

Einkäufe

Produktivität

Mitarbeiter

💡 Die Berichte zu Stunden und Projekten speisen sich aus den Daten von Projekte und Zeiterfassung.

Nach Excel exportieren

Ein Tabellenbericht zeigt am Bildschirm höchstens 100 Zeilen. Sind es mehr, erscheint der Hinweis, dass nur die ersten Zeilen angezeigt werden; die Summen darunter berücksichtigen sehr wohl die vollständige Liste.

Wenn Sie alles sehen möchten, nutzen Sie den Export:

1. Öffnen Sie den Bericht mit dem gewünschten Zeitraum und den gewünschten Filtern
2. Klicken Sie auf Exportieren
3. Die Datei wird im Hintergrund erstellt und landet bei Ihren Dateiexporten, wo Sie sie als Excel-Datei herunterladen

Der Export enthält die vollständige Liste bis zu 25.000 Zeilen, also auch das, was am Bildschirm weggefallen ist. Von einem Diagramm können Sie außerdem über Diagramm herunterladen ein Bild speichern, praktisch für eine Präsentation oder eine E-Mail.

Worauf sollten Sie achten?

Die Berichte rechnen mit dem, was in Ihrer Akte steht. Das macht sie als Steuerungsinformation brauchbar, buchhalterische Belege sind es aber nicht:

• Gewinn stimmt nur, wenn alle Ihre Einkäufe verbucht sind, und berücksichtigt weder Löhne noch Abschreibungen oder Bestandsveränderungen
• MwSt.-Übersicht ist eine Rechenhilfe, keine Erklärung. Der Satz eines Einkaufs wird aus dem Betrag der Ausgabe zurückgerechnet, und Berichtigungen, berufliche Nutzung und Abzugsbeschränkungen sind nicht enthalten
• Kundenlisting ist eine Vorbereitung, nicht das offizielle Listing: dieses kommt aus der Buchhaltung
• Fälligkeitsstruktur und Säumige Zahler betrachten nur Verkaufsrechnungen. Rechnungen ohne Fälligkeitsdatum stehen unter “nicht fällig”, und Einkaufsbordereaus (Self-Billing) zählen nicht mit
• Durchschnittliches Zahlungsziel zählt nur vollständig bezahlte Rechnungen; was noch offen ist, sagt über ein Zahlungsziel noch nichts aus
• Ausgaben pro Hauptbuchkonto entnimmt das Konto dem Produkt auf der Ausgabenzeile. Ausgaben ohne Produkt stehen daher gemeinsam unter “ohne Hauptbuchkonto”
• Der Wert von Stunden ist deren Verkaufswert, kein Gewinn: interne Stundenkosten werden nicht geführt

Besprechen Sie Ihre endgültigen Zahlen also immer mit Ihrem Buchhalter.

Wer sieht die Berichte?

Den Zugang zum Modul regeln Sie über die Benutzerrechte, wie bei den anderen Modulen auch. Es gibt zwei Stufen:

• Berichte ansehen: gibt Zugang zum Modul und zu den Berichten
• Mitarbeiterberichte ansehen: erforderlich für den Bericht Stunden pro Mitarbeiter, weil dieser Zahlen pro Person zeigt

Wer das erste Recht hat, das zweite aber nicht, sieht den Mitarbeiterbericht schlicht nicht im Katalog.

Häufig gestellte Fragen

Warum sehe ich das Menü Berichte nicht? Das Modul gehört nicht zu jedem Abonnement. Steht es nicht in Ihrem Menü, kontaktieren Sie help@numnum.be, um zu prüfen, was Ihre Formel enthält.

Kann ich einen Bericht über fünf Jahre erstellen? Nein, ein Bericht umfasst höchstens drei Jahre. Möchten Sie weiter zurück, erstellen Sie mehrere Berichte nacheinander und fügen Sie sie in Excel zusammen.

Meine Zahlen stimmen nicht mit meiner Buchhaltung überein. Wie kommt das? Die Berichte rechnen mit Ihren Rechnungen und Ausgaben in NumNum. Einkäufe, die Sie noch nicht verbucht haben, fehlen also, und buchhalterische Vorgänge wie Abschreibungen sind ohnehin nicht enthalten.

Kann ich einen Bericht ergänzen lassen? Fehlt Ihnen eine Sichtweise, lassen Sie es uns über help@numnum.be wissen. Der Katalog wächst auf Basis dessen, was Nutzer anfragen.