Mit Anzahlungsrechnungen arbeiten

Mit einer Anzahlungsrechnung stellen Sie einen Teil des Angebotsbetrags in Rechnung, bevor Sie die Arbeiten oder Dienstleistungen (vollständig) ausführen. Bei der Schlussrechnung werden die bezahlten Anzahlungen dann automatisch abgezogen.

ℹ️ Anzahlungsrechnungen werden schrittweise ausgerollt. Sie sehen die Option in Ihrer Umgebung nicht? Kontaktieren Sie uns über help@numnum.be.

Eine Anzahlungsrechnung erstellen

Eine Anzahlungsrechnung geht immer von einem Angebot aus. Es gibt zwei Wege:

Aus der Angebotsliste:

Gehen Sie zu Angebote
Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) neben dem Angebot
Wählen Sie Anzahlungsrechnung erstellen

Aus dem Rechnungsmodul:

Gehen Sie zu Rechnungen
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Hinzufügen und wählen Sie Anzahlungsrechnung
Suchen und wählen Sie das Angebot, für das Sie eine Anzahlung in Rechnung stellen möchten

Prozentsatz oder Festbetrag

Im Fenster wählen Sie, wie viel Sie als Anzahlung berechnen:

Prozentsatz: ein Prozentsatz des Angebotsbetrags. Den Standardprozentsatz legen Sie in den Firmeneinstellungen fest (standardmäßig 30 %).
Festbetrag: ein fester Anzahlungsbetrag, exklusive MwSt.

Sie sehen sofort eine Übersicht früherer Anzahlungsrechnungen zum selben Angebot, mit dem bereits berechneten und dem verbleibenden Betrag. Die Summe aller Anzahlungen darf maximal 100 % des Angebotsbetrags betragen.

Optional übernehmen Sie den Einleitungstext, die Bemerkungen, die Referenz und die internen Notizen des Angebots. Klicken Sie danach auf Anzahlungsrechnung erstellen.

Wie sieht die Anzahlungsrechnung aus?

Die Rechnung enthält eine Zeile pro MwSt.-Satz des Angebots (keine detaillierte Auflistung der Leistungen), z. B. „Anzahlungsrechnung 30 % auf Angebot OF2026-00001". So wird die MwSt. korrekt aufgeteilt.
Die MwSt.-Einstellungen des Angebots (Steuerschuldumkehr, Befreiung, Bescheinigung …) werden übernommen.
Auf dem PDF steht als Titel Anzahlungsrechnung statt Rechnung.
In der Rechnungsliste erkennen Sie Anzahlungsrechnungen am Label Anzahlungsrechnung; Sie können auch über den Statusfilter danach filtern.
Ansonsten verhält sich die Rechnung wie eine normale Rechnung: Sie versenden sie per E-Mail oder Peppol und verfolgen die Zahlung wie gewohnt. In den Firmeneinstellungen gibt es sogar eine eigene E-Mail-Vorlage für Anzahlungsrechnungen.

Das Angebot erhält den Status Teilweise berechnet (oder Berechnet bei 100 %). Über das Euro-Symbol beim Angebot öffnen Sie Verknüpfte Rechnungen mit allen Anzahlungen, dem insgesamt berechneten und dem verbleibenden Betrag.

Anzahlungen auf der Schlussrechnung verrechnen

Wandeln Sie das Angebot später in die Schlussrechnung um (Rechnung erstellen), zeigt das Fenster die bestehenden Anzahlungsrechnungen mit darunter dem Kontrollkästchen Anzahlungsrechnungen als negative Zeilen abziehen (standardmäßig aktiviert):

Die Schlussrechnung erhält unten pro Anzahlungsrechnung eine negative Zeile je MwSt.-Satz, z. B. „Abzug Anzahlungsrechnung FA2026-00012 (21 %)".
Die Endsumme auf dem PDF heißt dann Saldo: der Betrag, den der Kunde noch zahlen muss.

💡 Peppol: Eine Anzahlungsrechnung wird über Peppol als prepayment invoice (Dokumenttyp 386) versendet. Auf der Schlussrechnung werden die Anzahlungen in der UBL korrekt als vorausbezahlter Betrag verarbeitet, sodass der zu zahlende Saldo für den Empfänger stimmt.

Einstellungen

Unter Einstellungen, Abschnitt Anzahlungsrechnung, finden Sie:

Einstellung	Bedeutung
Standard-Anzahlungsprozentsatz	Der standardmäßig vorgeschlagene Prozentsatz (1–100)
Separate Nummerierung für Anzahlungsrechnungen	Wählen Sie Ja, erhalten Anzahlungsrechnungen eine eigene Nummernserie; tragen Sie dann auch die Startnummer für Anzahlungsrechnungen ein (z. B. `VF2026-100`). Standardmäßig laufen sie in der normalen Rechnungsnummerierung mit.

Häufige Fragen

Kann ich eine Anzahlungsrechnung ohne Angebot erstellen? Nein. Eine Anzahlungsrechnung ist immer mit einem Angebot verknüpft. Erstellen Sie zuerst ein Angebot mit dem Gesamtbetrag.

Ich erhalte die Meldung, dass die Summe mehr als 100 % betragen würde. Die Summe aller Anzahlungsrechnungen zu einem Angebot ist auf 100 % des Angebotsbetrags begrenzt. Sehen Sie sich die Übersicht im Fenster an, um zu sehen, was bereits berechnet wurde.

Was ist der Unterschied zum Feld „Bereits bezahlt" auf einer Rechnung? Mit Bereits bezahlt zeigen Sie manuell einen bereits erhaltenen Betrag auf einer normalen Rechnung an. Auf Anzahlungsrechnungen und auf Schlussrechnungen mit verrechneten Anzahlungen ist dieses Feld bewusst nicht verfügbar, um einen doppelten Abzug zu vermeiden.