Werken met voorschotfacturen

Met een voorschotfactuur factureer je een deel van het offertebedrag vóór je de werken of diensten (volledig) uitvoert. Bij de eindfactuur worden de betaalde voorschotten dan automatisch in mindering gebracht.

ℹ️ Voorschotfacturen worden gefaseerd uitgerold. Zie je de optie niet in je omgeving? Neem contact op via help@numnum.be.

Een voorschotfactuur maken

Een voorschotfactuur vertrekt altijd vanuit een offerte. Er zijn twee manieren:

Vanuit de offertelijst:

1. Ga naar Offertes
2. Open het actiemenu (⋮) naast de offerte
3. Kies Maak voorschotfactuur

Vanuit de facturenmodule:

1. Ga naar Facturen
2. Klik op het pijltje naast de knop Toevoegen en kies Voorschotfactuur
3. Zoek en kies de offerte waarvoor je een voorschot wilt factureren

Percentage of vast bedrag

In het venster kies je hoeveel je als voorschot factureert:

• Percentage: een percentage van het offertebedrag. Het standaardpercentage stel je in bij je bedrijfsinstellingen (standaard 30%).
• Vast bedrag: een vast voorschotbedrag, exclusief btw.

Je ziet meteen een overzicht van eerdere voorschotfacturen op dezelfde offerte, met wat al gefactureerd is en welk bedrag nog rest. Het totaal van alle voorschotten samen mag maximaal 100% van het offertebedrag zijn.

Optioneel neem je de introtekst, opmerkingen, referentie en interne notities van de offerte mee over. Klik daarna op Maak voorschotfactuur.

Hoe ziet de voorschotfactuur eruit?

• De factuur bevat één lijn per btw-tarief van de offerte (geen gedetailleerde opsomming van de prestaties), bv. “Voorschotfactuur 30% op offerte OF2026-00001”. Zo wordt de btw correct gesplitst.
• De btw-instellingen van de offerte (verlegging, vrijstelling, attest …) worden overgenomen.
• Op de PDF staat als titel Voorschotfactuur in plaats van Factuur.
• In de facturenlijst herken je voorschotfacturen aan het label Voorschotfactuur; je kan er ook op filteren via de statusfilter.
• Voor het overige gedraagt de factuur zich als een gewone factuur: je verstuurt ze via e-mail of Peppol en volgt de betaling op zoals altijd. Er is zelfs een aparte e-mailtemplate voor voorschotfacturen bij je bedrijfsinstellingen.

De offerte krijgt de status Gedeeltelijk gefactureerd (of Gefactureerd bij 100%). Via het euro-icoontje bij de offerte open je Gelinkte facturen met alle voorschotten, het totaal gefactureerde bedrag en het resterende bedrag.

Voorschotten verrekenen op de eindfactuur

Zet je de offerte later om naar de eindfactuur (Maak factuur), dan toont het venster de bestaande voorschotfacturen met daaronder het vinkje Voorschotfacturen aftrekken als negatieve lijnen (standaard aangevinkt):

• De eindfactuur krijgt onderaan per voorschotfactuur een negatieve lijn per btw-tarief, bv. “Aftrek voorschotfactuur FA2026-00012 (21%)”.
• Het eindtotaal op de PDF heet dan Saldo: het bedrag dat de klant nog moet betalen.

💡 Peppol: een voorschotfactuur wordt via Peppol verstuurd als prepayment invoice (documenttype 386). Op de eindfactuur worden de voorschotten in de UBL correct verwerkt als vooruitbetaald bedrag, zodat het te betalen saldo klopt voor de ontvanger.

Instellingen

Onder Voorkeuren, sectie Voorschotfactuur, vind je:

Veelgestelde vragen

Kan ik een voorschotfactuur maken zonder offerte? Nee. Een voorschotfactuur is altijd gekoppeld aan een offerte. Maak eerst een offerte aan met het volledige bedrag.

Ik krijg de melding dat het totaal meer dan 100% zou bedragen. Het totaal van alle voorschotfacturen op één offerte is beperkt tot 100% van het offertebedrag. Bekijk het overzicht in het venster om te zien wat al gefactureerd werd.

Wat is het verschil met het veld “Reeds betaald” op een factuur? Met Reeds betaald toon je manueel een al ontvangen bedrag op een gewone factuur. Op voorschotfacturen en op eindfacturen met verrekende voorschotten is dat veld bewust niet beschikbaar, om dubbele aftrek te vermijden.