Rapporten: je cijfers per klant, artikel en periode

Je facturen, uitgaven en uurregistraties zitten al in NumNum. Met Rapporten lees je er de cijfers uit: wie je meeste omzet brengt, wat er blijft plakken na je aankopen, welke klanten te laat betalen en hoeveel uren er nog niet gefactureerd zijn. Je kiest een rapport, zet er een periode op en exporteert het resultaat naar Excel.

ℹ️ Rapporten is een module die afhankelijk van je abonnement beschikbaar is. Zie je het menu Rapporten niet staan? Dan zit het niet in je huidige formule. Contacteer help@numnum.be.

Een rapport openen

1. Ga in het hoofdmenu naar Rapporten (tussen Facturen en Uitgaven)
2. Je krijgt de catalogus te zien: alle beschikbare rapporten, gegroepeerd per thema, elk met een korte omschrijving
3. Klik het rapport aan dat je wil bekijken
4. Kies bovenaan de periode en, waar het van toepassing is, het detailniveau (per week, per maand of per jaar)
5. Sommige rapporten vragen eerst een verplichte keuze, bijvoorbeeld een klant. Zolang die niet ingevuld is, blijft het rapport leeg met de melding “Kies eerst de verplichte filters om dit rapport te tonen.”

De cijfers worden op het moment zelf berekend op je eigen facturen, uitgaven en registraties. Er wordt niets vooraf klaargezet, dus wat je ziet is altijd de actuele stand.

De periode kiezen

Je kan kiezen uit:

• Dit jaar en Vorig jaar
• Deze maand en Vorige maand
• Een kwartaal uit de voorbije jaren (kwartalen die nog moeten beginnen staan er niet tussen)
• Vrije periode: je vult zelf een datum Van en Tot in

Een rapport kan maximaal drie jaar beslaan. Kies je een ruimere periode, dan krijg je de melding dat je een kortere periode moet nemen.

ℹ️ Enkele rapporten tonen de situatie van vandaag in plaats van een periode: de openstaande bedragen, de ouderdom van je facturen en de wanbetalers. Daar staat het bij het rapport vermeld met “Dit rapport toont de situatie van vandaag en volgt de gekozen periode niet.”

Vergelijken met vorig jaar

Bij de rapporten met een tijdlijn kan je Vergelijk met vorig jaar aanvinken. Je krijgt dan een tweede reeks in de grafiek en een extra kolom Vorig jaar met het Verschil ernaast, zodat je meteen ziet of je voor- of achteruitgaat.

Welke rapporten zijn er?

Bedrijfsresultaten

Producten

Klanten

Betalingen

Aankopen

Productiviteit

Medewerkers

💡 De rapporten over uren en projecten vullen zich met de gegevens uit Projecten en uurregistraties.

Exporteren naar Excel

Een tabelrapport toont op het scherm maximaal 100 rijen. Heb je er meer, dan verschijnt de melding dat enkel de eerste rijen getoond worden; de totalen onderaan tellen wel de volledige lijst mee.

Wil je alles zien, gebruik dan de export:

1. Open het rapport met de periode en de filters die je wil
2. Klik op Exporteren
3. Het bestand wordt op de achtergrond klaargemaakt en komt terecht bij je Bestandsexports, waar je het als Excel-bestand downloadt

De export bevat de volledige lijst tot 25.000 rijen, dus ook de staart die op het scherm wegviel. Van een grafiek kan je daarnaast via Grafiek downloaden een afbeelding bewaren, handig om in een presentatie of een mail te plakken.

Waar moet je op letten?

De rapporten rekenen op wat er in je dossier zit. Dat maakt ze bruikbaar als stuurinformatie, maar het zijn geen boekhoudkundige stukken:

• Winst klopt alleen als al je aankopen ingeboekt zijn, en houdt geen rekening met lonen, afschrijvingen of voorraadwijzigingen
• Btw-overzicht is een narekenhulp, geen aangifte. Het tarief van een aankoop wordt teruggerekend uit het bedrag van de kost, en herzieningen, beroepsgebruik en aftrekbeperkingen zitten er niet in
• Klantenlisting is een voorbereiding, niet de officiële listing: die komt uit de boekhouding
• Ouderdom en Wanbetalers kijken enkel naar verkoopfacturen. Facturen zonder vervaldatum staan bij “niet vervallen”, en self-billing-borderellen tellen niet mee
• Gemiddelde betaaltermijn telt enkel volledig betaalde facturen; wat nog openstaat zegt nog niets over een termijn
• Kosten per grootboekrekening haalt de rekening uit het artikel op de kostlijn. Kosten zonder artikel komen samen onder “zonder grootboekrekening”
• De waarde van uren is de verkoopwaarde van die uren, geen winst: er wordt geen interne uurkost bijgehouden

Bespreek je definitieve cijfers dus altijd met je boekhouder.

Wie ziet de rapporten?

Toegang tot de module regel je met de gebruikersrechten, net als bij de andere modules. Er zijn twee niveaus:

• Rapporten bekijken: geeft toegang tot de module en de rapporten
• Medewerkerrapporten bekijken: nodig voor het rapport Uren per medewerker, omdat dat cijfers per persoon toont

Iemand die het eerste recht heeft maar het tweede niet, ziet het medewerkerrapport gewoon niet in de catalogus staan.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het menu Rapporten niet? De module hoort niet bij elk abonnement. Staat ze niet in je menu, contacteer dan help@numnum.be om te kijken wat je formule bevat.

Kan ik een rapport over vijf jaar draaien? Nee, een rapport beslaat maximaal drie jaar. Wil je verder terug, draai dan meerdere rapporten na elkaar en zet ze samen in Excel.

Mijn cijfers kloppen niet met mijn boekhouding. Hoe kan dat? De rapporten rekenen op je facturen en uitgaven in NumNum. Aankopen die je nog niet ingeboekt hebt, ontbreken dus, en boekhoudkundige verrichtingen zoals afschrijvingen zitten er sowieso niet in.

Kan ik zelf een rapport laten toevoegen? Mis je een invalshoek, laat het weten via help@numnum.be. De catalogus groeit op basis van wat gebruikers vragen.