Betalingsherinneringen versturen (automatisch en handmatig)

Blijft een factuur na de vervaldatum onbetaald, dan kan NumNum je klant daar automatisch aan herinneren, of je verstuurt zelf een herinnering op het moment dat jij kiest. Beide gebruiken dezelfde herinneringsteksten, die je volledig zelf bepaalt.

Automatische herinneringen instellen

Ga naar Instellingen → E-mails en scrol naar Instellingen voor automatische herinneringen
Vink Automatische herinneringen activeren aan
Stel per herinnering het tijdstip in: Op vervaldatum of een aantal dagen na vervaldatum
Schrijf per herinnering het onderwerp en bericht, per taal (NL/FR/EN/DE), zodat elke klant de herinnering in de taal van zijn factuur krijgt
Met + voeg je extra herinneringen toe; klik op Opslaan

Standaard staan er drie herinneringen klaar: op de vervaldatum, na 14 dagen en een laatste na 31 dagen. Je kan de teksten en tijdstippen volledig aanpassen.

In je teksten kan je variabelen gebruiken die automatisch worden ingevuld, zoals #klant_bedrijf, #factuur_nummer, #factuur_vervaldatum, #factuur_totaalbedrag, #factuur_openbedrag, #factuur_link, #bedrijf_iban en #factuur_betaal_ref.

ℹ️ Automatische herinneringen zijn beschikbaar afhankelijk van je abonnement (inbegrepen in de hogere formules, als add-on bij kleinere). Zie je de instellingen niet? Contacteer help@numnum.be.

Herinneringen aanzetten per klant of per factuur

Naast de algemene instelling bepaal je ook wie herinneringen krijgt:

Per klant: op de klantenfiche, tab Documentinstellingen, vink je Stuur een automatische herinneringsmail naar de klant aan. Nieuwe facturen voor die klant nemen deze instelling over.
Per factuur: in de factuurinstellingen (tandwiel-icoon) kan je de optie Herinnering voor die ene factuur aan- of uitzetten.

Wanneer vertrekt een automatische herinnering?

Herinneringen worden elke ochtend verwerkt. Een herinnering “op vervaldatum” vertrekt zo de eerstvolgende ochtend nadat de factuur vervallen is.
De volgende herinnering telt vanaf de vorige herinnering: een factuur die al lang vervallen staat, krijgt dus nooit meerdere herinneringen tegelijk, maar doorloopt de reeks netjes één voor één.
De herinnering gaat altijd via e-mail naar het actuele e-mailadres van de klant (of de gekoppelde contactpersoon), ook voor facturen die je via Peppol verstuurde. Er wordt geen PDF aangehecht; de klant opent de factuur via de knop Bekijk online.

Wanneer wordt géén herinnering verstuurd?

Een factuur wordt automatisch overgeslagen als:

ze nog niet verzonden werd naar de klant (via e-mail of Peppol): een concept krijgt nooit een herinnering;
er geen openstaand bedrag meer is (betaald, of volledig verrekend met betalingen/creditnota’s);
ze (gedeeltelijk) gecrediteerd is;
de klant geen geldig e-mailadres heeft;
de herinnering voor die stap al eens verstuurd werd (nooit dubbel).

💡 Overzicht ontvangen? Zet bij Instellingen → Mijn account → E-mailmeldingen de melding Samenvatting automatische herinneringen aan. Je krijgt dan telkens een overzicht van welke herinneringen verstuurd zijn en voor welke facturen het niet lukte (met reden).

Handmatig een herinnering versturen

Voor een vervallen factuur verstuur je op elk moment zelf een herinnering:

Ga naar Facturen en zoek de vervallen factuur (status Te laat)
Open het actiemenu (⋮) naast de factuur en kies Herinnering versturen
Kies bij Gebruik tekst van welke herinneringstekst je gebruikt (Herinnering 1, 2, …); al eerder verstuurde herinneringen zijn aangeduid
Pas onderwerp of tekst gerust nog aan
Wil je de factuur als bijlage meesturen? Vink dan Plaats het document als PDF-bijlage aan de e-mail aan
Klik op Herinnering sturen

De optie verschijnt vanaf de dag nadat de vervaldatum verstreken is, ook voor gedeeltelijk betaalde facturen.

💡 Per post: je kan een herinnering ook per brief versturen. De herinneringstekst wordt dan als extra eerste pagina vóór de factuur afgedrukt.

Verstuurde herinneringen opvolgen

In de facturenlijst zie je een bel-icoontje bij facturen waarvoor al herinneringen vertrokken.
Klik erop (of open de mailstatistieken van de factuur, tab Herinneringen) voor de volledige historiek: wanneer verstuurd, naar wie, en of de klant de e-mail al bekeken heeft.

Veelgestelde vragen

Waarom kreeg mijn klant geen herinnering? Controleer of automatische herinneringen actief zijn (Instellingen → E-mails), of de optie aanstaat op de klant/factuur, of de factuur effectief verzonden werd, en of er nog een openstaand bedrag is. Zie de lijst met overslaan-redenen hierboven.

Telt een handmatige herinnering mee in de automatische reeks? Nee. Een handmatige herinnering verandert niets aan de planning van de automatische reeks; ze wordt wel mee getoond in de historiek.

Krijgen proforma’s ook herinneringen? Ja, automatische herinneringen gelden ook voor vervallen proforma’s (met dezelfde instellingen).