Rapports : vos chiffres par client, produit et période

Vos factures, dépenses et enregistrements horaires se trouvent déjà dans NumNum. Avec les Rapports, vous en tirez les chiffres : qui vous rapporte le plus, ce qu’il reste après vos achats, quels clients paient en retard et combien d’heures ne sont pas encore facturées. Vous choisissez un rapport, vous y appliquez une période et vous exportez le résultat vers Excel.

ℹ️ Rapports est un module disponible selon votre abonnement. Vous ne voyez pas le menu Rapports ? Il n’est alors pas compris dans votre formule actuelle. Contactez help@numnum.be.

Ouvrir un rapport

1. Dans le menu principal, allez sur Rapports (entre Factures et Dépenses)
2. Vous arrivez sur le catalogue : tous les rapports disponibles, regroupés par thème, chacun avec une courte description
3. Cliquez sur le rapport que vous souhaitez consulter
4. Choisissez en haut la période et, le cas échéant, le niveau de détail (par semaine, par mois ou par an)
5. Certains rapports demandent d’abord un choix obligatoire, un client par exemple. Tant qu’il n’est pas rempli, le rapport reste vide avec le message “Choisissez d’abord les filtres obligatoires pour afficher ce rapport.”

Les chiffres sont calculés sur le moment, sur vos propres factures, dépenses et enregistrements. Rien n’est préparé à l’avance : ce que vous voyez correspond toujours à la situation actuelle.

Choisir la période

Vous avez le choix entre :

• Cette année et L’année précédente
• Ce mois et Le mois précédent
• Un trimestre des années écoulées (les trimestres à venir n’apparaissent pas dans la liste)
• Période libre : vous saisissez vous-même une date Du et Au

Un rapport peut couvrir trois ans au maximum. Si vous choisissez une période plus large, un message vous demande d’opter pour une période plus courte.

ℹ️ Quelques rapports montrent la situation du jour au lieu d’une période : les soldes restant dus, l’ancienneté de vos factures et les mauvais payeurs. La mention “Ce rapport montre la situation d’aujourd’hui et ne suit pas la période choisie.” figure alors sur le rapport.

Comparer avec l’année précédente

Sur les rapports comportant une évolution dans le temps, vous pouvez cocher Comparer avec l’année précédente. Vous obtenez une deuxième série dans le graphique ainsi qu’une colonne Année précédente suivie de l’écart (Différence), de sorte que vous voyez immédiatement si vous progressez ou reculez.

Quels rapports existent ?

Résultats de l’entreprise

Produits

Clients

Paiements

Achats

Productivité

Collaborateurs

💡 Les rapports sur les heures et les projets se nourrissent des données de Projets et enregistrement des heures.

Exporter vers Excel

Un rapport sous forme de tableau affiche 100 lignes au maximum à l’écran. Au-delà, un message signale que seules les premières lignes sont affichées ; les totaux en bas tiennent bien compte de la liste complète.

Pour tout voir, utilisez l’export :

1. Ouvrez le rapport avec la période et les filtres souhaités
2. Cliquez sur Exporter
3. Le fichier est préparé en arrière-plan et arrive dans vos Exports de fichiers, où vous le téléchargez au format Excel

L’export contient la liste complète jusqu’à 25 000 lignes, donc aussi ce qui n’entrait pas à l’écran. D’un graphique, vous pouvez par ailleurs conserver une image via Télécharger le graphique, pratique pour une présentation ou un e-mail.

À quoi faire attention ?

Les rapports calculent sur ce que contient votre dossier. C’est utile comme information de pilotage, mais il ne s’agit pas de pièces comptables :

• Bénéfice n’est correct que si tous vos achats sont encodés, et ne tient pas compte des salaires, amortissements ou variations de stock
• Aperçu TVA est une aide au calcul, pas une déclaration. Le taux d’un achat est reconstitué à partir du montant de la dépense, et les révisions, l’usage professionnel et les limitations de déduction n’y figurent pas
• Listing clients est une préparation, pas le listing officiel : celui-ci provient de la comptabilité
• Ancienneté et Mauvais payeurs ne regardent que les factures de vente. Les factures sans date d’échéance figurent sous “non échues”, et les bordereaux d’achat (self-billing) ne comptent pas
• Délai de paiement moyen ne compte que les factures entièrement payées ; ce qui est encore ouvert ne dit rien d’un délai
• Dépenses par compte de grand livre tire le compte du produit figurant sur la ligne de dépense. Les dépenses sans produit se retrouvent donc sous “sans compte de grand livre”
• La valeur des heures correspond à leur valeur de vente, pas à un bénéfice : aucun coût horaire interne n’est tenu à jour

Discutez donc toujours de vos chiffres définitifs avec votre comptable.

Qui voit les rapports ?

L’accès au module se règle via les droits utilisateurs, comme pour les autres modules. Il existe deux niveaux :

• Consulter les rapports : donne accès au module et aux rapports
• Consulter les rapports collaborateurs : nécessaire pour le rapport Heures par collaborateur, parce qu’il montre des chiffres par personne

Une personne disposant du premier droit mais pas du second ne voit tout simplement pas ce rapport dans le catalogue.

Questions fréquentes

Pourquoi le menu Rapports n’apparaît-il pas ? Le module ne fait pas partie de tous les abonnements. S’il ne figure pas dans votre menu, contactez help@numnum.be pour vérifier ce que contient votre formule.

Puis-je établir un rapport sur cinq ans ? Non, un rapport couvre trois ans au maximum. Pour remonter plus loin, lancez plusieurs rapports successifs et rassemblez-les dans Excel.

Mes chiffres ne correspondent pas à ma comptabilité. Comment est-ce possible ? Les rapports calculent sur vos factures et dépenses dans NumNum. Les achats que vous n’avez pas encore encodés manquent donc, et les opérations comptables telles que les amortissements n’y figurent de toute façon pas.

Puis-je demander l’ajout d’un rapport ? Un angle vous manque ? Faites-le savoir via help@numnum.be. Le catalogue s’étoffe sur la base des demandes des utilisateurs.