Envoyer des rappels de paiement (automatiques et manuels)

Si une facture reste impayée après la date d’échéance, NumNum peut le rappeler automatiquement à votre client, ou vous envoyez vous-même un rappel au moment de votre choix. Les deux utilisent les mêmes textes de rappel, que vous déterminez entièrement vous-même.

Configurer les rappels automatiques

Allez dans Paramètres → E-mails et faites défiler jusqu’à Paramètres des rappels automatiques
Cochez Activer les rappels automatiques
Définissez le moment de chaque rappel : À la date d’échéance ou un nombre de jours après l’échéance
Rédigez pour chaque rappel l’objet et le message, par langue (NL/FR/EN/DE), pour que chaque client reçoive le rappel dans la langue de sa facture
Avec + vous ajoutez des rappels supplémentaires ; cliquez sur Enregistrer

Trois rappels sont prévus par défaut : à la date d’échéance, après 14 jours et un dernier après 31 jours. Vous pouvez entièrement adapter les textes et les échéances.

Dans vos textes, vous pouvez utiliser des variables remplies automatiquement, comme #klant_bedrijf, #factuur_nummer, #factuur_vervaldatum, #factuur_totaalbedrag, #factuur_openbedrag, #factuur_link, #bedrijf_iban et #factuur_betaal_ref.

ℹ️ Les rappels automatiques sont disponibles selon votre abonnement (inclus dans les formules supérieures, en module complémentaire pour les plus petites). Vous ne voyez pas les paramètres ? Contactez help@numnum.be.

Activer les rappels par client ou par facture

En plus du paramètre général, vous déterminez aussi qui reçoit des rappels :

Par client : sur la fiche client, onglet Paramètres de document, cochez Envoyer un e-mail de rappel automatique au client. Les nouvelles factures pour ce client reprennent ce paramètre.
Par facture : dans les paramètres de la facture (icône d’engrenage), vous pouvez activer ou désactiver l’option Rappel pour cette facture précise.

Quand part un rappel automatique ?

Les rappels sont traités chaque matin. Un rappel « à la date d’échéance » part donc le lendemain matin de l’échéance de la facture.
Le rappel suivant compte à partir du rappel précédent : une facture échue depuis longtemps ne reçoit donc jamais plusieurs rappels en même temps, mais parcourt la série proprement, un par un.
Le rappel part toujours par e-mail (aussi pour les factures envoyées via Peppol), vers l’adresse e-mail actuelle du client (ou de la personne de contact liée). Aucun PDF n’est joint ; le client ouvre la facture via le bouton Voir en ligne.

Quand aucun rappel n’est-il envoyé ?

Une facture est automatiquement ignorée si :

elle n’a pas encore été envoyée au client (par e-mail ou Peppol) : un brouillon ne reçoit jamais de rappel ;
il n’y a plus de montant ouvert (payée, ou entièrement compensée par des paiements/notes de crédit) ;
elle a été (partiellement) créditée ;
le client n’a pas d’adresse e-mail valide ;
le rappel pour cette étape a déjà été envoyé (jamais en double).

💡 Recevoir un aperçu ? Activez dans Paramètres → Mon compte → Notifications e-mail la notification Résumé des rappels automatiques. Vous recevrez alors chaque fois un aperçu des rappels envoyés et des factures pour lesquelles cela n’a pas fonctionné (avec la raison).

Envoyer un rappel manuellement

Pour une facture échue, vous pouvez envoyer vous-même un rappel à tout moment :

Allez dans Factures et cherchez la facture échue (statut En retard)
Ouvrez le menu d’actions (⋮) à côté de la facture et choisissez Envoyer un rappel
Choisissez sous Utiliser le texte de quel texte de rappel utiliser (Rappel 1, 2, …) ; les rappels déjà envoyés sont indiqués
Adaptez librement l’objet ou le texte
Vous voulez joindre la facture ? Cochez alors Joindre le document en PDF à l’e-mail
Cliquez sur Envoyer le rappel

L’option apparaît à partir du lendemain de la date d’échéance, aussi pour les factures partiellement payées.

💡 Par courrier : vous pouvez aussi envoyer un rappel par lettre. Le texte de rappel est alors imprimé comme première page supplémentaire avant la facture.

Suivre les rappels envoyés

Dans la liste des factures, une icône de cloche apparaît à côté des factures pour lesquelles des rappels sont déjà partis.
Cliquez dessus (ou ouvrez les statistiques d’e-mail de la facture, onglet Rappels) pour l’historique complet : quand, à qui, et si le client a déjà consulté l’e-mail.

Questions fréquentes

Pourquoi mon client n’a-t-il pas reçu de rappel ? Vérifiez que les rappels automatiques sont actifs (Paramètres → E-mails), que l’option est activée sur le client/la facture, que la facture a bien été envoyée, et qu’il reste un montant ouvert. Voir la liste des raisons d’exclusion ci-dessus.

Un rappel manuel compte-t-il dans la série automatique ? Non. Un rappel manuel ne change rien au planning de la série automatique ; il apparaît toutefois dans l’historique.

Les proformas reçoivent-elles aussi des rappels ? Oui, les rappels automatiques s’appliquent aussi aux proformas échues (avec les mêmes paramètres).