Une offre ne doit plus être imprimée, signée, scannée et renvoyée par e-mail. Avec la signature numérique, votre client reçoit dans l’e-mail d’offre un bouton vers le portail client, où il consulte l’offre et l’approuve ou la refuse d’une seule signature. Vous recevez immédiatement une notification et l’offre passe au statut Approuvée.
ℹ️ La signature numérique est un module complémentaire payant qui s’ajoute à votre abonnement. Vous souhaitez l’activer ? Contactez help@numnum.be.
Il n’y a pas d’interrupteur distinct par offre : dès que le module complémentaire est actif, toute offre que vous envoyez par e-mail peut être signée. Une offre que vous imprimez ou téléchargez seulement ne peut pas l’être.
⚠️ Si vous mettez un collègue ou vous-même en copie, cette personne pourra elle aussi signer. Limitez donc la liste des destinataires à ceux qui peuvent effectivement décider.
L’e-mail que reçoit votre client contient le bouton Consulter et signer en ligne ainsi que la phrase lui indiquant qu’il peut consulter et signer numériquement l’offre en ligne.
Votre client clique sur le bouton dans l’e-mail et arrive directement dans le portail client, sans compte ni mot de passe. Celui qui y revient plus tard via la page du portail saisit son adresse e-mail et reçoit un lien sécurisé. Ce lien est personnel, s’utilise une seule fois et expire après 30 minutes. Si le lien a expiré, votre client en demande un nouveau en deux clics.
Dans le portail, votre client voit ses offres et ses factures. Pour une offre encore sans réponse, l’action À signer apparaît. En l’ouvrant, il peut :
Après confirmation, il voit Offre approuvée ou Offre refusée, avec la mention “Signé numériquement par [nom] le [date]”.
Dès que votre client signe :
Sur le document figure dès lors Signé numériquement par [nom] le [date].
À partir de ce moment, l’offre est verrouillée : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée. C’est voulu, car la version signée doit rester conforme à ce que votre client a vu. Il en va de même pour une offre refusée : elle est conservée, avec le motif du refus.
Quelque chose doit malgré tout changer sur une offre approuvée ? Dupliquez-la et envoyez la nouvelle version pour signature.
Le module complémentaire déverrouille la fonction pour votre entreprise. Il existe par ailleurs un droit utilisateur distinct pour la signature numérique, ce qui vous permet de déterminer qui l’utilise au sein de votre équipe. Vous le réglez dans les droits utilisateurs.
Mon client peut-il aussi signer des factures ? Non, la signature concerne uniquement les offres. Votre client peut toutefois consulter et télécharger ses factures dans le portail.
Mon client ne retrouve plus l’e-mail. Peut-il encore signer ? Oui. Il se rend sur le portail client, saisit son adresse e-mail et reçoit un nouveau lien sécurisé. Seules les adresses auxquelles l’offre a été envoyée obtiennent l’accès.
Un client peut-il signer deux fois ou changer d’avis après coup ? Non. Une offre déjà traitée affiche le message qu’une réponse a déjà été donnée. Si un changement s’impose, faites signer une nouvelle offre.
Et si la signature ne passe pas ? Un message indique alors que la signature n’a pas pu être traitée et l’offre reste inchangée. Votre client peut simplement recommencer, éventuellement via l’onglet Saisir plutôt que Dessiner.
Puis-je voir qui a signé exactement ? Oui. Le nom et la date figurent auprès de l’offre, et l’adresse e-mail, l’horodatage et l’adresse IP du signataire sont conservés, de même que le PDF figé du document signé.
