Travailler avec des modèles de documents

Vous faites souvent presque le même devis ou la même facture ? Avec un modèle de document, vous définissez le contenu une seule fois : les lignes, le texte d’introduction, les remarques et la référence. Ensuite, vous démarrez un nouveau document à partir de ce modèle et vous ne complétez plus que le client et ce qui change.

Pratique par exemple pour un devis type pour une installation, un contrat d’entretien fixe ou une facture mensuelle avec les mêmes prestations.

Modèle de document, produit composé ou mise en page ?

Les modèles de documents sont disponibles dans les mêmes formules que les produits composés, donc selon votre abonnement. Pour créer ou utiliser des modèles, vous devez aussi pouvoir voir les prix des produits. Sans ce droit, vous pouvez uniquement consulter un modèle.

Créer un modèle

1. Cliquez dans le menu principal sur Produits
2. Sélectionnez Modèles de documents
3. Cliquez sur Ajouter

Complétez ensuite le modèle :

• Titre : le nom sous lequel vous retrouvez le modèle, par exemple Devis installation standard
• Ajouter une description (facultatif) : une note interne, qui n’apparaît pas sur le document
• Type de document par défaut : le type de document que vous créez le plus souvent à partir de ce modèle, par exemple un devis. Vous pouvez aussi utiliser le modèle pour d’autres types de documents.
• Référence / Titre (facultatif) : la référence qui figurera sur le nouveau document
• les lignes, le Texte d’introduction et les Remarques

Vous ajoutez les lignes comme sur une facture ou un devis ordinaire : lignes libres, produits de votre catalogue, produits composés et blocs. Dans un modèle, les montants sont toujours hors TVA.

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

💡 Conseil : Un modèle peut contenir au maximum 500 lignes et 100 blocs ou lignes isolées.

Enregistrer un document comme modèle

Vous avez déjà un devis ou une facture que vous voulez réutiliser ? Transformez-le directement en modèle :

1. Ouvrez le document
2. Cliquez dans la barre d’actions sur l’icône Enregistrer comme modèle
3. Donnez au modèle un Titre et éventuellement une Description interne
4. Choisissez si vous voulez reprendre l’introduction et les remarques (Reprendre l’introduction et les remarques) et la référence (Reprendre la référence)
5. Cliquez sur Enregistrer

Les lignes sont toujours reprises. Le client, le numéro de document et les dates ne le sont pas. Le document lui-même ne change pas.

Démarrer un nouveau document à partir d’un modèle

1. Allez dans l’aperçu du type de document que vous voulez créer, par exemple Offres ou Factures
2. Cliquez sur la flèche à côté du bouton de création d’un nouveau document
3. Choisissez Nouveau à partir d’un modèle
4. Sélectionnez un modèle. À droite, vous voyez un aperçu du contenu avec le total hors TVA.
5. Cliquez sur le bouton de confirmation, par exemple Créer : Devis

Vous obtenez un nouveau document avec les lignes, le texte d’introduction, les remarques et la référence du modèle. Choisissez le client, adaptez ce qui doit l’être et enregistrez comme d’habitude.

Dans la liste, les modèles du type de document en cours apparaissent en haut (Pour ce document). En dessous, vous trouvez les modèles des Autres types de document, que vous pouvez aussi utiliser. Le champ de recherche vous permet de retrouver rapidement un modèle par son titre.

Vous pouvez aussi partir du modèle lui-même. Ouvrez-le dans Produits > Modèles de documents et cliquez sur le bouton avec le type de document par défaut, par exemple Créer : Devis. La flèche à côté vous permet de choisir un autre type de document.

Nouveau à partir d’un modèle fonctionne pour les devis, factures, factures proforma, notes de crédit, bons de livraison et bons de commande.

💡 Conseil : Votre document est calculé TVA comprise ? Les prix du modèle sont alors convertis automatiquement, comme lorsque vous ajoutez un produit.

Modifier ou supprimer un modèle

Allez dans Produits > Modèles de documents. Via le menu à côté d’un modèle, vous pouvez le Modifier, le Dupliquer ou le Supprimer. Modifier un modèle ne change rien aux documents que vous avez créés précédemment avec celui-ci.